Cuando iniciamos un emprendimiento o comenzamos operaciones en una empresa, pensamos en cómo comercializar el producto o servicio, dónde debemos registrar la empresa para legalizarla o cómo debería ser nuestro logo; pero rara vez nos preguntamos cómo manejaremos la información contable, cuáles son las herramientas para hacer este proceso. Quizás, lo que podemos revisar al inicio es cómo vamos a facturar, pero ¿y los movimientos bancarios, gastos de nómina, información financiera?, ¿dónde la asentamos?
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Es complicado considerar todos estos aspectos desde el principio, algunas veces por costos, otras por desconocimiento o simplemente porque creemos que llevar alguna información utilizando herramientas como Excel, es suficiente. Sin embargo, la realidad es otra y es necesario conocer lo que nos ofrece el mercado para llevar estos controles asociados al manejo de las finanzas. Hoy revisaremos la importancia de llevar de manera sistematizada la información financiera y mencionar algunos ejemplos de herramientas que puedes utilizar.
¿Qué son los Sistemas Contables?
Un sistema contable es aquel en donde llevamos registrada toda lainformación financiera de manera ordenada y con una capacidad apropiada para dar la posición financiera de nuestra empresa en cualquier momento. En ellos registramos todas las operaciones de la empresa, no solo las relacionadas a las ventas sino a todas las unidades de nuestra organización, tales como las depreciaciones, amortizaciones, cambios en patrimonio, prestamos, entre otros.
Características primordiales de un Sistema Contable
El sistema debe cumplir con cuatro características primordiales:
1) Comprensible: Esta característica es casi obligatoria para cualquier sistema, especialmente si el usuario no es muy experto en este tipo de herramientas. Me he topado muchas veces con sistemas que son complicados y difíciles de manejar para cualquier persona. Por eso, al elegir tu sistema contable debes realizar una prueba o demo para ver si lo entiendes, no olvides que probablemente pueda ser usado por varias personas haciendo mayor la curva de aprendizaje y por ende los costos de entrenamiento.
2) Útil: De nada nos sirve un sistema que no se adecúa a nuestras necesidades. En mi experiencia laboral he visto como pequeñas empresas o emprendimientos utilizan sistemas contables pensados para grandes empresas haciendo engorroso el manejo financiero, porque en las PYMES, la persona que registra la contabilidad es la misma que realiza el cobro de cuentas, carga los movimientos bancarios, maneja varios perfiles, o para simplemente marcar una factura como pagada, deben realizar muchos pasos en distintas partes del sistema, e inclusive se ven imposibilitados para dar información requerida.
3) Fiable: Imaginen que cada vez que emiten un reporte tienen que corregirlo o deban estar pendientes de que, por errores humanos o de sistema, no se borre información importante. Esto pasa mucho con sistemas básicos creados en hojas de cálculo como Excel, que depende mucho de las habilidades para introducir datos y el cómo escribirlos juega un papel importante. Además, siempre hay que colocar condicionales o bloqueos y estar pendientes de cómo corregir la información en cada caso.
4)Versátil: Se refiere a la capacidad del sistema de adaptarse a las modificaciones que pueden surgir desde la legislación de cada país con respecto a cualquiera de los aspectos en materia de finanzas, son casos muy puntuales, pero puede suceder que el legislador cambie las reglas de juego. Supongamos que hoy realizamos informes con una estructura particular, pero mañana nos piden que la estructura sea otra. Debemos poder contar con el soporte o la forma de cambiar esos informes, delo contrario generaría retrabajo que podría ocasionar una fuga de capital.
¿Por qué es tan importante contar con un sistema contable?
Quizás ya intuyes cual es la importancia de un sistema contable por lo leído hasta el momento, pero vamos a enumerar lo que consideramos más importante en Grupo ACEI:
1. Permite tener la información organizada.
2. Agiliza los procesos.
3. Permite generar reportes para la toma de decisiones.
4. Ayuda con el control interno.
5. Soporta la información histórica del negocio por lo cual podemos hacer comparaciones.
6. Gestión de recursos más eficiente para la gerencia.
7. Ahorro en horas hombre que se traduce en disminución de costos.
En resumen, los Sistemas Contables son una herramienta que facilitan el trabajo del emprendedor en materia financiera, reduce el tiempo de operaciones y simplifica las tareas, por lo que impulsan mayor precisión en las gestiones contables y en consecuencia mayor productividad. No son excesivamente costosos y hay uno para cada necesidad, característica o naturaleza del emprendimiento.
Como plus les comento que en Grupo ACEI nos encontramos en fase Beta de un sistema contable web que posee las características de sistema de facturación y si quieren probarlo solo debe ponerse en contacto con nosotros.
Si quieres saber más o realizar preguntas no dudes escribirnos y recuerda que el Sistema Contable debe ser un apoyo y no un obstáculo para tener tus finanzas claras.
Escrito por José Padilla