Los sistemas contables son la suma de técnicas y herramientas muy importante en una empresa. A través de ella se expresan todos los datos financieros y cómo se vinculan entre sí, manteniendo orden y control de las operaciones contables. Los sistemas contables son las estructuras que recogen, organizan, conservan, administran y utilizan la información que se generan en una entidad para que la toma de decisiones se haga de forma asertiva y oportuna.
Es entendible que toda entidad, pública o privada, cuente con un sistema contable para mantener la salud financiera de la organización, y para ello deben garantizar el uso de software que faciliten y simplifiquen las tareas asociadas a la contabilidad.
Parte de las funciones de los Softwares Contables son: Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa; agrupar con especial atención las facturas; controlar nóminas, impuestos, carga de compra y venta, etc.; análisis económico y financiero, así como datos contables, históricos y recientes; generar reportes y conclusiones según los datos recogidos.
Entre las principales características de los softwares para sistemas contables, es que deben ser fáciles y sencillos de usar, que sea escalable y flexible, es decir, que sea capaz de adaptarse a los planes contables de la empresa. Otra característica es que debe ser seguro, recordando que se trata de toda la información contable de la empresa, que puede ser muy sensible en los aspectos financieros.
¿Por qué migrar de un software a otro?
La necesidad de contar con software actualizados, más funcionales y amigables, con más opciones para el control contable, y proporcionar un mayor nivel de seguridad, son algunas de las razones por la que muchas empresas optan por migrar su data contable de un sistema a otro con mayor desempeño. Pero no es algo que se haga de manera directa como quien copia y pega información de un lado a otro.
Sin embargo, a muchos contadores les cuesta deshacerse de sus softwares habituales porque se sienten seguros de la operatividad y están cómodos con ellos. Pero, si ya el software está retrasando el trabajo, se vuelve cada vez más lento y los niveles de seguridad ya no son tan eficientes, pues es hora de migrar a sistemas más actualizados y confiables
Consideraciones para migrar tu Sistema Contable
Una vez que se ha decidido por una migración hacia un sistema actualizado y seguro, debes tomar en cuenta lo siguiente.
1. Escalabilidad: Asegurarse de que el software elegido pueda adaptarse al crecimiento que se espera de la empresa, quesea fácil de integrarse con otras aplicaciones, con gran capacidad de almacenamiento y buen rendimiento en el procesamiento de la información.
2. Capacitación:capacitación del personal que hará uso del nuevo software, especialmente si este sistema incluye funciones que al software anterior no contemplaba; con esto también se comprueba la facilidad de uso y el tiempo que puede tomarse el proceso de migración e implementación.
3. Verificación del soporte técnico:analizar si el nuevo software cuenta con un buen soporte técnico, líneas de conversación, sitios de ayuda. Tener a quien acudir para recibir información técnica para sacar el máximo provecho al software
4. Respaldo de la información: la información manejada en los softwares contables pueden ser sensibles y vitales para la gestión administrativa de la organización, por ello es necesario respaldarla preparando una lista de chequeo, con lo que se pretende resguardar. Algunos datos importantes pueden ser los listados de información de terceros como proveedores, clientes, empleados, otros, etc.; libros auxiliares por terceros; saldos iniciales de cuentas por cobrar, cuentas por pagar; saldos Bancos; estados financieros, etc.
5. Detallar la estructura de la información respaldada, es decir, aclarar el formato de los archivos, así como el detalle de contenido de la información.
¿Y si migramos a la nube?
Cuando la gestión del negocio ya no es exclusivamente interna y además se necesita reducir gastos en actualizar y mantener el software que está instalado en el propio servidor, cruzar datos, disponibilidad de la información, con las medidas de seguridad apropiadas, la opción más práctica es migrar a la nube.
Con el sistema contable en la nube se obtiene muchas ventajas a bajo costo, como por ejemplo todos pueden usarlo reduciendo la infraestructura; facilita el teletrabajo porque se puede trabajar en cualquier lugar; permite disponer de la información a cualquier hora; los backups son automáticos y un sinfín de ventajas, que hacen atractiva esta opción.
Si te entusiasma esta opción, es saludable revisar el peso y formato de la base de datos, la cantidad de usuarios que consultaran el sistema, los módulos que se necesiten, y sobre todo, contar con un proveedor con experiencia y que garantice soporte técnico.