Actualmente la palabra Nómina ha llegado a ser parte de conversaciones casuales entre la población haciendo referencia al pago de sueldos y salarios, pero ¿de verdad conocemos qué significa y cómo se controla la nómina?
¿Qué es Nómina?
La nómina es el registro del cálculo del sueldo y pago a los empleados por su labor en la empresa, una vez fijada las condiciones laborales en el contrato; en dicha gestión intervienen el procesamiento de todas las asignacionesy deducciones que le corresponden al trabajador.
Las asignaciones se refieren a todos los beneficiosque se le paga al empleado en forma monetaria. Estos pueden ser muy variados, incluyen el sueldo, bono nocturno, vacaciones, horas extras, primas de transporte, de vivienda, para preescolar y educación, de alimentación, entre otros que puede otorgar una empresa en particular.
Pero la Nómina no es únicamente asignaciones, también incluye deducciones. Cuando se trata de deducciones, el asunto es un poco más restringido, ya que la ley nos da “permiso” para deducir al empleado ciertos conceptos y entre los más comunes están los relacionados a los impuestos de seguridad social, que en Venezuela corresponden al IVSS, INCES, FAOV y los impuestos nacionales en la figura del ISLR principalmente; son básicamente los mismos en la mayor parte de Latinoamérica, pero con nombres y métodos de cálculo diferentes.
Otros conceptos que se permiten deducirles al sueldo de los empleados, está asociado al incumplimiento del horario laboral, permisos no remunerados y las faltas injustificadas. Por otro lado, están los referidos a préstamosa los empleados ya sea por alguna ayuda que preste la empresa para atender situaciones especiales o la venta a crédito de productos y servicios que ofrece la empresa, en este caso no pueden superar un 30% de descuento al empleado.
¿Cómo Pagamos la Nómina?
Existen dos tipos de Nómina en Venezuela: la nómina obrera que se paga semanal y la nómina administrativaque se paga quincenal, pero al preguntarles ¿cuál es el tipo de nómina en tu empresa?, muchos dirán semanal o quincenal o ambas y esa respuesta está condicionada a cómo se paga la nómina mas no a como lo establece la legislación venezolana.
De acuerdo con la ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras, solo existen dos tipos de nómina, una diaria con pago semanal y otra mensual con pago quincenal. Esto es importante conocerlo porque para saber si un bono es o no de carácter salarial, es decir, si impacta en beneficios a los empleados, debes hacer una prueba de periodicidad, es decir, verificar la recurrencia del pago, la cual puede dar resultados diferentes en los dos tipos de nómina. (Si lo deseas, podemos escribir un post sobre cómo calcular la Nómina en diversos escenarios).
¿Cómo debe ser el control interno de la Nómina?
Este artículo comenzó con una interrogante: ¿cómo controlamos la Nómina? Y la verdad es que cada empresa tiene procesos diferentes que pueden ser muy sencillos o complejos según el tamaño de la organización, pero hay puntos claves que todos deberíamos considerar:
1. Quien realiza el cálculo no debe ser el que lo aprueba, esto es clásico ya que siempre se habla de separación de funciones.
2. Debe tenerse control de los horarios de los empleados ya sea manual o digital para que sea objetivo y demostrable las faltas en el horario a la hora de hacer deducciones.
3. Se debe tener comprobantes de pago firmados por los empleados (además es obligatorio por ley en Venezuela)
4. Si el pago es en efectivo debe llevarse un control exhaustivo sobre el monto a pagar y la recepción de cada empleado.
Pymes y emprendimientos, es que no llevan sistematizado cómo y cuánto le van a pagar a los empleados y cómo se impacta el flujo de caja de la empresa, porque no tener el dinero para pagar la nómina puede causar más dolores de cabeza que el atraso en el pago de una factura o de algún impuesto, de allí que uno de los procesos críticos de todo emprendimiento es manejar correctamente su flujo de caja principalmente el relacionado al proceso de nómina.
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Escrito por José Padilla