El mundo de los negocios ha evolucionado adoptando las tecnologías que se desarrollan en torno a la seguridad, la confiabilidad y el alcance. Para cerrar tratos las partes ya no necesitan estar en el mismo lugar y existen sistemas que garantizan la privacidad y confidencialidad en el intercambio de documentación como, por ejemplo, los contratos y presupuestos.
La comunicación global es un hecho desde hace varias décadas, pero en la medida en que van ampliándose los canales, también surgen las vulnerabilidades y frente a estas situaciones que ponen en peligro la seguridad de negocios, transacciones, informaciones sensibles, etc., surgieron las Firmas Digitales.
El concepto de Firma Digital no es muy sencillo de establecer. Básicamente es un valor alfanumérico que se le adhiere a un mensaje de datos, relacionando al mensaje con el emisor, y se genera a través de tecnología basada en la criptografía, entendiendo como mensaje de datos toda aquella información inteligible que se pueda intercambiar o almacenar y que se encuentra en formato electrónico.
Es importante aclarar que la Firma Digital no es lo mismo que la Firma Digitalizada. La firma digitalizada es la rúbrica manual transformada en una imagen digital a través de escáner, fotografía o realizada a través de algún hardware.
Su principal característica es que el aspecto gráfico de la firma debe coincidir con la rúbrica manuscrita para la identificación del firmante, sin embargo, no ofrece ningún tipo de seguridad o garantía de la identidad del firmante, su utilidad es limitada. Por otro lado, tanto la Firma Digital como la Firma Digitalizada son tipos de Firma Electrónica, pero de este tema hablaremos en otro artículo.
¿Cómo es el proceso de obtención de las Firmas Digitales?
Como dijimos anteriormente, la creación de firmas digitales implica tecnología de criptografía, entonces se puede deducir que los mensajes son encriptados y por lo tanto deben crearse claves para poder acceder al contenido del mensaje. El procedimiento resumido es como sigue:
- Un emisor crea un mensaje que está sin cifrar.
- A través del dispositivo, se aplica al mensaje una función Hash para convertirlo en un conjunto nuevo de caracteres o Resumen.
- El dispositivo cifra el resumen usando una clave privada.
- El resumen cifrado es enviado a un receptor a través del dispositivo.
- El receptor recibe el mensaje cifrado y los descifra usando una clave pública vinculada a la clave privada del emisor. También recibe la Certificación Electrónica.
De esta manera se da garantía de tres aspectos fundamentales: la identidad del emisor (autenticación), la imposibilidad de negar el envío del mensaje (no repudio) y la imposibilidad de alterar el mensaje (integridad).
La Firma Digital y la Certificación electrónica
La Certificación Electrónica es un archivo que contiene los datos criptográficos asociados al mensaje de datos y remitente para confirmar su autenticidad. Debe ser gestionada a través de un ente autorizado por organismos reguladores en cada país. Esta certificación garantiza la legitimidad de los datos, la invulnerabilidad de los mismos y una confidencialidad razonable.
En Venezuela, el organismo que acredita a los proveedores de Certificados Electrónicos es la Superintendencia de Servicios de Certificados Electrónicos, y los entes acreditados para tales funciones son la Fundación Instituto de Ingeniería para Investigación y Desarrollo Tecnológico (ente público) y el Proveedor de Certificados, C.A., PROCERT (ente privado).Cuando se envía un documento con Firma Digital, también se envía el Certificado Electrónico como mecanismos de validación. Por lo tanto, la Firma Digital y el Certificado Electrónico no son lo mismo, pero van en el mismo proceso. El certificado avala la autenticidad del emisor proporcionando legalidad al intercambio, y la Firma es el mensaje encriptado con sus respectivas claves.
Pero, no olvidemos que no siempre es requerido una Firma Digital con Certificación. Todo depende del nivel de seguridad que el trámite demande.
La Firma Digital y por qué las Pymes deben obtenerlas
Desde el inicio de la pandemia, los sectores que más se vieron afectados fueron la pequeña y mediana empresa, porque, entre otros elementos, aun están ancladas al uso del papel y de las interacciones persona a persona. En otras palabras, las pymes no están del todo digitalizadas y en consecuencia no pueden aprovechar las ventajas de los sistemas digitales y virtuales.
Para poder estar a la altura de las nuevas formas de hacer negocios, es necesario que comiencen a digitalizar, no solo los aspectos relacionados con el marketing, que les da una visibilidad de mayor alcance, sino en la relación con clientes y proveedores, y las Firmas Digitales son una importante herramienta. Las ventajas de poseer Firmas Digitales:
- Evita la generación, gestión y traslado de documentos en físico, que además necesitan de la firma manuscrita de los involucrados.
- Los espacios de almacenamiento de documentos se reducen al mínimo, dando la oportunidad de operar en lugares más pequeños y por ende, menos costosos.
- Reduce los tiempos de concreción de los negocios acelerando los procesos de firmas.
- Al acelerar el finiquito de los negocios, genera una experiencia de usuario positiva.
- Las soluciones digitales para los negocios son seguras y confiables, porque las legislaciones nacionales e internacionales exigen protocolos de seguridad
- Puede gestionar a distancia contratos laborales, pedidos de compras, nómina o presupuestos, agilizando la administración del negocio.
- Puede hacerle seguimiento a la documentación y recordar a los firmantes que aun tienen contratos o documentos pendientes por firmar.
- La documentación con firma digital tiene la misma validez, eficacia y seguridad jurídica que cualquier documento suscrito.
- Ayuda a mejorar la imagen de la empresa, la presenta actualizada y acordes a los nuevos tiempos.
Sin embargo, hay que tomar en cuenta algunas consideraciones:
- Puede ser hackeada como cualquier producto tecnológico.
- Debe contar con una certificadora autorizada.
- Resguardo adecuado de las claves.
- La creación de la firma digital, el certificado y su actualización pueden ser costosos.
En general, son muchas la ventajas que la Firma Digital puede proporcionar a las pymes. Sacarle provecho a las nuevas tecnologías para agilizar las gestiones administrativas, acelerar cierre de contratos e impulsar los negocios, se convierten en ahorro para las empresas.