En nuestro artículo anterior, hablábamos sobre la Contabilidad Presupuestaria y sus beneficios en la Planificación Financiera, enfatizando la necesidad de crear presupuestos realistas y bien estructurados para poder proyectar resultados precisos y confiables.
Realizar un Presupuesto, supone el conocimiento previo de cuáles serán los ingresos y egresos, pero existen pasos para que el presupuesto construido pueda cumplir con sus propósitos dentro de la gestión de la empresa, sin importan que tan pequeña o grande sea.
Estructurar un presupuesto es sencillo cuando se tiene claro lo que debe hacerse y con lo que debe se debe contar. Para ello debes:
- Tener definido tu plan estratégico, objetivos y metas. Las metas deben ser específicas y medibles, y los objetivos reales. La información con la cual decidas realizar el plan, debe ser fidedigna y proveniente de fuentes confiables; además, hay que revisar el histórico de datos importantes como los gastos e ingresos de los últimos años. Por último debes estimar cuales serán tus posibles gastos en cada fase, para el nuevo periodo.
- Proyectar los posibles ingresos. Los ingresos son la principal fuente de recursos para la empresa, por lo tanto su proyección debe realizarse de forma concienzuda. Es recomendable analizar tres posibles escenarios: Bajos ingresos, Ingresos medios, Altos ingresos. Por otro lado, se debe considerar el mercado, la demanda del producto o servicio, la competencia, la capacidad de producción para satisfacer las demandas y el precio promedio.
- Presupuestar los Gastos. Todo lo relacionado con la salida de capital debe estar justificado en el plan, ya sea como costos fijos o variables. En este caso se recomienda establecer los gastos generales en que la empresa incurre de manera regulas como lo son los servicios o gastos administrativos, las inversiones planeadas para el periodo, y un fondo para imprevistos.
- Prever el Flujo de Efectivo. Manejar el efectivo de manera eficiente, será una de las principales tareas. Se debe contar con el efectivo requerido para cumplir con los compromisos y obligaciones, y cualquier otra necesidad para la correcta operación de la empresa. De la misma forma, la correcta planeación del flujo de efectivo evitará tener efectivo ocioso que no esté generando ganancias.
- Realizar presupuesto en cada área operativa. Cada área operativa dela empresa debe contar con su presupuesto particular para facilitar el seguimiento y acompañamiento en el cumplimiento de los objetivos y metas, y el desempeño de los responsables de ejecutar el plan de acción.
- Programar el seguimiento. El seguimiento o acompañamiento no se trata de una forma de persecución, sino de revisar periódicamente cómo va la ejecución de los planes y si existiese algún desvío, analizar lo que ocurre. De esta manera se pueden hacer reformulaciones que contribuyan con las mejoras continuas.
Cómo registrar el Presupuesto
Convertir los pasos en una tarea práctica tampoco es algo demasiado complicado, pero si hay que ser muy cuidadoso cuando se registren los datos. Por lo general se usa una hoja de cálculo y se anotan los datos reales y los proyectados para comparar, analizar y tomar acciones correctivas si el caso lo amerita.
Crea una tabla en una hoja de cálculo
Puedes usar cualquier aplicación o programa, lo importante es que sepas trabajar en ella. Debes crear ítems para los ingresos y gastos, tanto planificados como reales, y la diferencia entre ambos.
Llena los datos planeados
Inicia con las columnas correspondientes a las proyecciones delos ingresos por ventas, inversión u otra forma, de manera que se puedan identificar, y los egresos según correspondan a costos, nómina, gastos administrativos, etc. Tanto ingresos como egresos deben estar clasificados y diferenciados.
Suma los costos e ingresos planeados
Totaliza los costos y los ingresos planificados, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Por esta razón, introducir los datos, es una tarea que debe hacerse con cuidado.
Resta los costos a los ingresos planeados
Calcula la diferencia entre los Ingresos y Costos planificados, restando la suma total de ambos, a través de una resta simple. Así podrás conocer la cantidad que representa las ganancias brutas planeadas en tu empresa.
Llena los datos reales
De la misma forma en que se crearon columnas con los ingresos y egresos planeados, se hará lo propio con los valores reales de ingresos y egresos. Estas columnas se actualizan regularmente, mes a mes y recuerda introducir los datos con mucha atención.
Suma los costos e ingresos reales
Totaliza los costos y los ingresos reales, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Destaca los resultados para el siguiente paso.
Resta los costos a los ingresos reales
Calcula la diferencia entre los costos reales y los ingresos reales para determinar cuál fue la ganancia bruta.
Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales
Obtener la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales, en cada ítem de ingresos y egresos. De esta manera se puede observar con detalle que tanto concuerda lo planificado con lo obtenido en la actividad de la empresa.
En cuanto al Análisis del Presupuesto
El análisis del Presupuesto trata de la evaluación de los registros hechos en contraste con los datos planeados. Cuando analizamos un presupuesto, lo que hacemos es verificar cuáles son las áreas problemáticas, cuáles áreas han alcanzado las metas o si algunos logros están por encima de lo esperado. Permite saber en qué se han gastado los recursos y cómo ha cambiado el patrón de consumo.
Cuando se está iniciando un negocio o emprendimiento y se está elaborando el presupuesto, es recomendable realizar el análisis mensualmente. Con el presupuesto elaborado se puede realizar de forma trimestral o anual. De esta manera, puede establecer las prioridades, dónde hacen falta los recursos y dónde puede hallarlos.
Para localizar las áreas problemáticas, fíjate en las categorías en donde has gastado más de lo planeado, luego analiza si debes aumentar el presupuesto o ejercer más control en los gastos. También puedes encontrar gastos no estipulados o fuga de gastos, en ese caso puedes crear una categoría nueva si el gasto se justifica o eliminar la fuga. Con el análisis también puedes hallar formas de ahorrar al identificar gastos innecesarios, reducir los costos en alguna categoría o vender equipos que ya no se necesitan.
El Análisis Presupuestario permite saber si se están logrando los objetivos y metas establecido en los planes financieros, puedes reformular esos objetivos o desestimarlo. Revisarlo con regularidad, especialmente al inicio de tu proyecto de negocio es fundamental. La práctica hará que seas más habilidoso en su preparación y análisis, y podrás tomar la mejor decisión para hacer crecer tu negocio.
Si deseas más información sobre el Análisis Presupuestario, no dudes en contactarnos, coméntanos tus dudas e inquietudes y con gusto las aclaramos.