Los presupuestos son de las actividades más cotidianas y rutinarias que existen. En el hogar presupuestamos todos los gastos. Para realizar algún tipo de modificación en nuestra casa queremos saber cuánto nos va a costar y pedimos presupuestos, si queremos hacernos un traje a la medida, solicitamos un presupuesto, el mercado mensual o quincenal requiere de un presupuesto y así con todo aquello en lo que nos toca invertir tiempo y dinero. Y si hay que invertir tiempo y dinero en algo, entonces hay que planearlo muy bien.
El Presupuesto es una herramienta que se convirtió en algo esencial dentro de la administración de empresas y negocios. Conocer cuánto ganamos en nuestra actividad comercial es importante, pero toca conocer cómo vamos a usar esas ganancias y gestionar de manera responsable los gastos y costos, y la única manera de lograrlo, es haciendo un presupuesto.
Los presupuestos y la planeación financiera, son herramientas de gran utilidad debido a que permiten proyectar escenarios futuros e identificar oportunidades para la administración de los recursos propios y de las empresas, negocios o emprendimientos. Y como todo en la empresa se debe contabilizar, el presupuesto también es objeto de este proceso.
La Contabilidad Presupuestaria
La creación del documento que contiene las transacciones económicas a realizar y refleje el estado contable de la renta y del patrimonio que la empresa aspira a lograr al cumplir los objetivos, es lo que se conoce como Presupuesto.
La Planificación Financiera y el Presupuesto
La Planificación financiera es una herramienta de previsión de gastos, que ayuda a visualizar múltiples escenarios para evitar “sorpresas”, ayudando a tener opciones que permitan afrontar situaciones adversas. Es una forma de afrontar la incertidumbre que genera la actividad comercial, y en este proceso de proyección, el presupuesto se convierte en la base más importante de la planeación.
El Presupuesto es un factor clave en el funcionamiento y continuidad de las empresas, ya que las ayuda a prepararse ante fenómenos endógenos y exógenos que se puedan presentar. Entre las funciones de la Contabilidad Presupuestaria en la Planificación Financiera están:
- Propone el logro de objetivos empresariales generales de largo plazo
- Especifica las metas de la empresa
- Desarrolla un plan general de utilidades
- Cuenta con un sistema de reportes periódicos con los resultados, detallados por responsabilidades asignadas.
La Planificación financiera, posee tres elementos centrales: las Inversiones, el Capital y los Dividendos. Las inversiones son indispensables para la adquisición de equipos, maquinarias, actualización de sistemas, aumentar inventario, etc., por lo que definir las prioridades para saber en qué invertir y cuándo, es parte de la contabilidad presupuestaria.
Establecer la necesidad de recursos para la inversión, las fuentes, internas o externas, a través de las cuales se van a financiar dichos requerimientos, y las condiciones en las que se dispondrá de este capital son consideraciones a tomar en cuenta cuando se va a realizar el presupuesto. En especial, la fuente del capital debe ser confiable, es decir, que de manera segura, consistente y enmarcada en las leyes, se pueda contar con dicho capital.
Finalmente, los dividendos o pago a los accionistas pueden ser redirigidos a la empresa a través de la reinversión parcial o total de dicho dividendo. En todo caso, la información es necesaria para poder definir esta fuente de ingresos.
Para poder realizar una eficiente planeación financiera, es necesario contabilizar el presupuesto y conocer las fuentes de ingreso, así como en qué se va a destinar los recursos existentes.
El reto del Presupuesto en la Planeación Financiera
El presupuesto le proporciona a la empresa un mecanismo para coordinar de manera general, todo el funcionamiento de las distintas áreas, por cuanto permite planear, implementar y verificar la eficiencia del proceso.
Es un requerimiento ineludible, que para un buen control presupuestal, se deben tener establecidos los objetivos, metas y políticas con una estructura de organización clara que permita fijar y delinear las áreas de responsabilidad y autoridad.
La Contabilidad Presupuestaria constituye una guía y herramienta para monitorear las acciones implementadas y verificar el logro de los resultados esperados. Un presupuesto es irrelevante en la gestión empresarial, si no está vinculado a la planificación financiera. En este sentido, cualquier planeación financiera debe iniciar con el presupuesto y no siempre es sencillo realizar un presupuesto acorde y realista a los requerimientos de la empresa.
Uno de los obstáculos más reiterativo es la propia elaboración de los presupuestos, generándose algunas interrogantes sobre cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. No es tan sencilla como se espera si no se dispone de herramientas diseñadas para estos propósitos.
Otro asunto a considerar es la explotación útil de esos presupuestos, poder analizar las desviaciones y comparar las partidas presupuestadas con sus ejecuciones efectivas a medida que se van produciendo. No se trata solo de crear los presupuestos, sino de disponer de información actualizada que permita contrastar resultados reales respecto de los presupuestados.
En conclusión…
La vinculación entre el presupuesto y la planificación contribuye a optimizar la asignación de los recursos a través del seguimiento de los planes de acción y evaluando las políticas empresariales. El éxito financiero de una empresa, negocio o emprendimiento pasa por la planificación financiera y ésta requiere de un presupuesto adecuadamente elaborado.
A manera de recomendación es fundamental que las empresas realicen un eficiente proceso de planeación financiera, ya que esto le permite anticiparse, a través del presupuesto, a los comportamientos de las cifras de ingresos, gastos e inversión, evaluarlo y hacerle seguimiento apoyándose en los indicadores financieros.
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