Ya hemos comentado en artículos anteriores, qué es la Nómina, principales registros, la importancia de llevarla correctamente y cuáles son las deducciones y asignaciones aplicadas, según el marco legal vigente. En esta entrega le hablaremos cómo se gestiona la nómina y por qué es tan importante llevar los registros así como planificar los presupuestos.
Tipos de Nómina
La Nómina es el registro de todo lo que se le asigna y se le deduce al trabajar, pero la nómina puede se puede clasificar según lo siguientes criterios:
a) La Presentación: la nómina puede ser manual, si se trata de una empresa pequeña o emprendimiento o automatizada
b) El periodo de pago: puede ser semanal, quincenal o mensual
c) El tipo de personal: se distinguen tres tipos, el personal obrero, cuyo periodo de pago puede ser semanal o quincenal; los empleados, que suelen recibir sus pagos de forma quincenal; gerentes y/o altos ejecutivos
Contabilización de la nómina
Las cuentas que se asientan en la contabilidad de nómina se organizan de la siguiente manera:
1) Nómina en sí, luego de calcular las asignaciones del trabajador:
· Sueldos y Salarios: incluye las remuneraciones fijas que se les paga a los trabajadores y pueden incluir algunos pagos esporádicos.
· Pagos extras, bonos, feriados, descanso
2) Retenciones al trabajador: pagos de alícuotas a los organismos de seguridad social, préstamos.
3) Aportes del patrono a los organismos de seguridad social, calculados a final de mes y pagados en los primeros 5 días del mes siguiente.
Las cuentas de Nómina se deben categorizar entre el “Debe” y el “Haber”. En el “Debe” se incluyen los sueldos y salarios, así como las cuotas de seguridad social que le corresponder asumir al patrono. En el “Haber”, se incluyen la integración de los aportes patronales y del trabajador para pagar lo correspondiente a la seguridad social, las retenciones de impuestos, el pago del salario como tal y si hay anticipos.
Dependiendo del tipo de Nómina, se efectuarán los cálculos correspondientes para entregar las asignaciones y realizar las deducciones, según el esquema de pago, previamente acordado. los pagos.
Una vez efectuado los pagos, se cierra la nómina, cuyo proceso es irreversible e inamovible. Esto quiere decir, que cualquier error que no se haya corregido de forma inmediata, tendrá que esperar hasta la apertura de la nómina del siguiente periodo.
Control Interno de la Nómina
Desde el punto de vista del control interno de la nómina, existen algunos aspectos clave que se deben considerar:
1) Separación de funciones: Es importante que la persona que realiza el cálculo de la nómina no sea la misma que aprueba los pagos, para garantizar una separación adecuada de responsabilidades.
2) Control de horarios: Es recomendable llevar un registro objetivo y demostrable de los horarios de los empleados, ya sea de forma manual o digital, para poder realizar deducciones por faltas en el horario.
3) Comprobantes de pago: Se deben contar con comprobantes de pago firmados por los empleados, lo cual también es obligatorio por ley en Venezuela.
4) Control del pago en efectivo: En caso de realizar pagos en efectivo, se debe llevar un control exhaustivo del monto a pagar y la recepción de cada empleado.
Planificación: Clave en la Contabilidad de Nómina
En la contabilidad de Nómina, nada se puede dejar al azar, es necesario anticiparse a los futuros gastos y evaluar con suficiente antelación si se cuenta con los recursos para aumentarlos. No importa si la empresa es grande o pequeña, los registros deben estar debidamente planeados y organizados para evitar errores y sobre todo, pérdida de recursos.
Planifica con antelación los aumentos y los beneficios, a través de un calendario, eso le dará más confianza y seguridad a la plantilla de trabajadores, porque sentirán que la empresa es responsable y cumple con sus obligaciones.
Para hacerle frente a los gastos como impuestos, servicios, salarios, etc., elabora un presupuesto de gastos. De esta manera, no solo tendrás el control de lo que toca desembolsar, sino que podrás establecer las prioridades. Por lo general, el pago de salarios y las obligaciones legales y contractuales suelen ser lo primero dentro del presupuesto.
Importancia de la Contabilidad de la Nómina
El debido registro de las cuentas de Nómina tiene ventajas que favorecen una gestión transparente. Los trabajadores reciben sus pagas a tiempo debidamente desglosadas y con absoluta claridad de todo aquello que se le descuenta, favoreciendo un mejor ambiente laboral.
Al departamento de Recursos Humanos le favorece llevar un buen control de la nómina porque contribuye a generar datos sobre un empleado, que podría ser utilizada en su evaluación de desempeño. Por otra parte, se evita fraudes y protege los activos de la empresa al prevenir desperdicios de recursos, además de facilitar las auditorías hechas por cualquier entidad gubernamental.
En conclusión, para las entidades es fundamental contar con un proceso bien establecido para calcular y pagar los sueldos de los empleados, así como comprender cómo afecta el flujo de efectivo de la empresa. No contar con los recursos suficientes para hacerle frente a los compromisos, denota una clara falta de planificación que repercute en directamente en la empresa, pone en duda su seriedad y compromiso.
Priorizar los gastos también es muy necesario, aun cuando dispongas del dinero suficiente decides pagar a los proveedores antes que cumplir con la nómina, por ejemplo, puede generar más problemas que el retraso en el pago de facturas o impuestos. Gestionar adecuadamente el flujo de efectivo, especialmente en relación con la nómina, es un proceso crítico para cualquier emprendimiento.