Toda organización demanda llevar el proceso de nómina de manera clara y eficiente, porque se trata de la cantidad de dinero que reciben los empleados por las actividades desarrolladas, así como las deducciones que por ley les corresponden. En nuestro artículo Manejo y Control de la Nómina, explicábamos cuáles eran las asignaciones y deducciones que componen una nómina. En este artículo conversaremos sobre cómo se calcula la Nómina y los aspectos a considerar.
Repasemos cuáles son las asignaciones.
Las asignaciones son definidas por la Ley Orgánica del Trabajo, Trabajador y Trabajadora (LOTTT), en su artículo 104 como:
(…) remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en moneda de curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por la prestación de su servicio y comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extraordinarias o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.
Para que un trabajador reciba su sueldo regular, debe estar registrado en la nómina y para ello debe mediar un contrato que evidencie que la persona pasó a formar parte del registro de empleados. El conjunto de ingresos es la suma del salario mínimo más el resto de las compensaciones.
Estas compensaciones están tipificadas en el artículo 105 de la LOTTT como No Remunerativas, e incluyen: servicios de los centros de educación inicial, beneficio de alimentación a través de servicios de comedores, cupones, dinero, tarjetas electrónicas de alimentación y demás modalidades, reintegros de gastos médicos, farmacéuticos y odontológicos, provisiones de ropa de trabajo, útiles escolares, juguetes; pago de cursos de capacitación, pago de gastos funerarios.
¿Y de qué van las deducciones?
Así como los empleados reciben ingresos, también tienen compromisos que se traducen en descuentos por concepto de Deducciones Obligatorias y Voluntarias de carácter mensual y anual, las cuáles se corresponden a:
- Seguro Social Obligatorio: 4% del salario básico, como lo señala la Ley del Seguro Social en su artículo 67 y el artículo 109 del reglamento. (hasta 5 sueldos mínimos)
- Ley de Régimen Prestacional de Empleo (Paro Forzoso): 2.5% del salario normal, del cual, 20% equivalente a 0.5% del salario normal lo aporta el trabajador y el 80% restante equivalente a 2% del salario normal, lo aporta el empleador. Así lo establece la ley en su artículo 46. (hasta 5 sueldos mínimos).
- Fondo de Ahorro obligatorio para la Vivienda: equivale a 3% del salario integral, de los cuáles el empleado aporta 1/3, equivalente a 1%, mientras que el empleador aporta 2/3, equivalente a 2%. El aporte y su distribución quedan establecidos en la Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, en su artículo 173. (hasta 10 sueldos mínimos).
- Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista – INCES: deducción anual que aportan trabajadores de entidades que ocupen a 5 personas o más. Esta deducción se corresponde con el 0.5% de sus utilidades anuales de fin de año, tal como lo establece el artículo 50 de la Ley de INCES.
¿Y cuáles son las obligaciones del Patrono?
Algunas de las contribuciones a los distintos organismos de protección social, son compartidas entre el trabajador y el patrono, y otros son exclusivos del patrono, y están condicionados por el tamaño de su empresa, la categoría de riesgo u otro criterio que exijan las leyes asociadas.
Contribuciones compartidas
Seguro Social Obligatorio
Como mencionamos anteriormente, los trabajadores deben aportar el 4% de su sueldo normal a este organismo. El patrono, por su parte, deberá cancelar un aporte que oscila entre el 9 y el 11%, según la categoría de riesgo, las cuáles se especifican en el artículo 192 del Reglamento de la Ley del Seguro Social. (hasta 5 sueldos mínimos)
El cálculo para estimar las contribuciones de los trabadores, se ejemplifica a continuación:
Sueldo Básico: Bs 700.
Bs. 700 x 12 meses / 52 semanas = Bs. 161.54 x 4% = Bs. 6.46 x 4 (número de lunes del mes, que pueden ser 4 o 5) = Bs. 25.85 a descontar al trabajador.
En el caso del patrono el cálculo es el mismo, pero se debe considerar el % según la categoría de riesgo que posea la empresa.
Régimen Prestacional de Empleo (Paro Forzoso)
Esta ley tiene como propósito, brindar apoyo a aquellas personas en condiciones de desempleo, por las razones que fuere. Durante los primeros 5 meses de la pérdida del empleo, reciben un ingreso correspondiente al 60% del monto que resulte del promedio del salario de los últimos 12 meses de trabajo antes de la cesantía, establecido en el artículo 31 de la ley. (hasta 5 sueldos mínimos).
El cálculo para estimar las contribuciones de los trabadores, se ejemplifica a continuación:
Sueldo Básico: Bs 700
Bs. 700 x 12 meses / 52 semanas = Bs. 161.54 x 0.5% = Bs. 0.80 x 5 (lunes del mes, pueden ser 4 o 5) = Bs. 4.04 a descontar al trabajador.
En el caso del patrono el cálculo es el mismo, pero su aporte es de 2%.
Bs. 700 x 12 meses / 52 semanas = Bs. 161.54 x 2% = Bs. 3.23 x 5 (lunes del mes, pueden ser 4 o 5) = Bs. 16.15 a descontar al empleador.
Total Aporte = Bs 4.04 + Bs 16.15 = Bs 20.19
Fondo de Ahorro obligatorio para la Vivienda
El artículo 172 de la Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, establece que el aporte de los trabajadores al Fondo de Ahorro obligatorio para la Vivienda, es de 3% de su ingreso mensual. El artículo 173 de la misma ley, señala que 1/3 de la contribución es asumida por el empleado y los 2/3 restantes, lo aporta el empleador (hasta 10 sueldos mínimos). Los cálculos se aplican al aporte mensual del trabajador, tal como se puede apreciar en el siguiente ejemplo:
Sueldo Básico: Bs 700
Aporte trabajador: Bs 700 x 3% x 0.33 = Bs 6,93
Aporte Empleador: Bs 700 x 3% x 0.67 = Bs 14,07
Total aporte = Aporte trabajador + Aporte Empleador = Bs 6,93 + Bs 14,07 = Bs 21,0
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista – INCES
Mencionamos anteriormente, que el pago de INCES por parte del trabajador, se realiza a través de una deducción única sobre las utilidades anuales, de un 0.5%. Pero en el caso del empleador. Los pagos se realizan de otra manera.
Las empresas totalizan los pagos efectuados a sus trabajadores (desde 5 empleados) por concepto de salario normal mensual, al vencimiento de cada trimestre. Luego le aplican el 2%, y el monto calculado se paga dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente al trimestre vencido. Artículo 49 de la Ley del INCES
Ejemplo: Salario Normal Trabajador: Bs 700
Primer Trimestre: Enero-Febrero-Marzo. Salario total del primer trimestre: Bs 2100
Aporte del trimestre del empleador = Bs 2100 x 2% = Bs 42,00.
Este procedimiento se repite para cada trimestre. Las empresas obligadas a realizar el tributo, son todas aquellas con 5 o más empleados.
Contribuciones Exclusivas del Empleador
Fondo Nacional Antidrogas (FONA)
El FONA es un órgano adscrito al Ministerio PP para Relaciones Interiores, Justicia y Paz, que se encarga de administrar los recursos destinados a desarrollar planes, programas y proyectos orientados a la prevención, el tratamiento, la rehabilitación y la reinserción social de las personas con problemas de drogadicción.
La Ley Antidroga, establece en su artículo 32 que toda persona jurídica, privada o pública, que ocupen 50 trabajadores o más, está en la obligación de aportar el 1% de las ganancias resultantes, ante el FONA, en un lapso no mayor a 60 días a partir del cierre del ejercicio fiscal.
Fondo Nacional para el Desarrollo del Deporte
La Ley Orgánica de Deporte, Actividad Física y Educación Física (LODAFEF), establece en su artículo 68, la creación del Fondo Nacional para el Desarrollo del Deporte, el cual estará constituido por los aportes realizados por empresas u otras organizaciones públicas y privadas que realicen actividades económicas en el país con fines de lucro. Estos aportes son de carácter obligatorio y se corresponden con el 1% sobre la utilidad neta o ganancia contable anual, cuando ésta supere las veinte mil Unidades Tributarias (20.000 UT). Para el momento de realizar este artículo, la unidad tributaria es de 0,4, por lo que el costo en Bs es de Bs 8000.
Así mismo, en el artículo 49 del Reglamente de la LODAFEF, se establece la obligatoriedad del aporte de todo aquel que se registre en el fondo; así mismo el artículo 47 señala que las empresas o sujetos pasivos obligados a realizar los aportes correspondientes al fondo son:
- Sociedades mercantiles públicas y privadas
- Sociedades Civiles públicas y privadas con fines de lucro
- Cualquier persona jurídica que dentro del territorio de la República realice actividades con fines de lucro
Ley Orgánica de Ciencia Tecnología e Innovación (LOCTI)
La Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación señala en su artículo 30, que los.
(…) aportantes para la ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones son todas aquellas personas jurídicas, entidades privadas o públicas, domiciliadas o no en la República que realicen actividades económicas en el territorio nacional y hayan obtenido ingresos brutos anuales superiores a ciento cincuenta mil (150.000) veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor establecido por el Banco Central de Venezuela en el ejercicio fiscal inmediato anterior.
El mismo artículo especifica quiénes son los aportantes que por ley les corresponde cumplir con el trámite:
- Las compañías anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada.
- Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las comunidades, así como cualesquiera otras sociedades de personas.
- Las asociaciones, fundaciones, corporaciones, cooperativas y demás entidades jurídicas o económicas no citadas en los numerales anteriores.
- Los establecimientos permanentes, centros o bases fijas situados en el territorio nacional.
Para establecer los costos totales de la nómina se debe tener en cuenta el sueldo, bonificaciones y otras partidas que componen el ingreso total del empleado, para ello se deben separar en 2 grupos principales:
a) Partidas Salariales: Todas aquellas que impactan el cálculo de beneficios del empleado (Sueldo, Bonos distintos a los que estipula la ley)
b) Partidas No Salariales: Todas aquellas que no impactan el cálculo de beneficios del empleado (bono de Alimentación, bono de transporte, bono de vestimenta, gastos médicos, aportes funerarios, caja de ahorro, entre otros).
Una vez que tenemos las partidas separadas, realizamos el cálculo en 3 secciones o grupos principales.
Remuneraciones del empleado
En este grupo registramos todos los elementos que componen la remuneración mensual del salario, además de la cuota mensual que corresponde a los beneficios del empleado, es decir, si la empresa paga los beneficios mínimos de ley, debe ir mensualmente en el registro 5 días de prestaciones sociales por pagar, 1.25 días de Bono Vacacional, 1 día de Utilidades y cualquier otro beneficio considerado salario que perciba el empleado.
Impuestos Mensuales
Todos los impuestos que el patrono debe pagar a los entes correspondientes que estén vinculados con la relación laboral, entre ellos los más comunes son IVSS, Régimen Prestacional de Empleo (también conocido como paro forzoso) e INCES, excluyendo lo que se retiene al empleado por estos conceptos.
Impuestos Anuales
En estos casos debes estimar los impuestos como el FONA u otros que pueden estar relacionados con tener empleados y las ventas totales del periodo fiscal.
Comentarios finales
Hasta aquí son solo aspectos relacionados con el empleado ya sea directa o indirectamente, pero podrías elaborar otros cálculos que incluyan los activos asignados al empleado como computadoras, escritorios, entre otros.
Como puedes darte cuenta el tema de la nómina es algo matemático, cuyo fundamento se encuentra en el conjunto de leyes que regulan la actividad empresarial, laboral, y los compromisos tributarios. Pero estos cálculos se pueden simplificar utilizando hojas de cálculo, en las que solo debes agregar la información solicitada, de esta manera se evitan errores y se puede manejar una nómina amplia de personal.
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