Crear y desarrollar un negocio, requiere de habilidades y conocimientos, pero también de mucha inteligencia. En la toma de decisiones está implícita la capacidad de analizar el entorno económico y los distintos escenarios posibles para elegir el camino más conveniente que impulse a nuestra empresa a ser más productiva y rentable.
Sin embargo, realizar esos análisis sobre aspectos económicos, mercado, clientes y prospectos, puede resultar complejo, demandar mucho tiempo o exigir un numeroso equipo de personas que le hagan seguimiento. Para ello han surgido herramientas tecnológicas que facilitan esta revisión, generando gráficos y reportes que permita un mejor control y acceso a los datos de los proveedores, clientes y/o potenciales clientes.
Para facilitar estos análisis, han surgido herramientas informáticas que tienen el propósito de agilizar estas actividades para que la gerencia pueda dedicar tiempo a la toma de decisiones, y entre esas herramientas esta Busines Inteligence (BI) también conocida como Inteligencia de Negocios o Inteligencia Empresarial.
¿Qué es Business Inteligence (BI)?
El desarrollo de un software que permite realizar acciones como acceder a datos históricos y actuales para transformarlos en conocimiento de utilidad para tomar decisiones y que además genera reportes que facilitan la visualización de esa información, es lo que se conoce como Business Inteligence.
El BI puede considerarse también una metodología para recopilar, ordenar, sistematizar y analizar información, además de procesar datos menos rígidos como los generados a través de las redes sociales. De esta manera, todo el proceso de análisis de los datos recopilados y ordenados, permite la discusión en concreto y toma de decisiones asertivas para mejorar los productos y servicios, o la relación con los clientes.
El BI combina la ciencia del análisis de datos con las estrategias que se desarrollan a partir de los descubrimientos o “insights” que pueden develar y que sirven de base para decidir sobre las acciones que impulsen el logro de las metas del negocio.
Algunas de las ventajas o beneficios que se obtienen al implementar un sistema BI son:
- Identifica problemas, riesgos, tendencias y oportunidades para la empresa
- Ofrece una visión amplia y concreta de la empresa a partir de la generación de reportes
- Ayuda a organizar y estructurar la planificación estratégica de una empresa
- Optimiza los procesos, reduciendo los tiempos para la sistematización de la data y ampliar los tiempos para las discusiones corporativas
- Utiliza la evidencia como base para la toma de decisiones
- Identifica las tendencias y el comportamiento del consumidor
- Identifica pérdidas en algún punto del proceso productivo
- Puede integrarse a otros sistemas para la complementariedad de la información recabada
La implementación del sistema BI permite completar un circuito que incluye:
Algunos ejemplos de la utilidad de un sistema BI
Utilizando un sistema BI, la plataforma de streaming Netflix, puede analizar millones de datos que le permite conocer gustos y preferencias de cada usuario al detallepartiendo de cómo el usuario interactúa en el sitio. De esta manera, puede recomendar series y películas acordes a los intereses del cliente.
La empresa de mensajería y transporte UPS, cuenta con un sistema BI que analiza una base de datos de 1.000 páginas de código y 200.000 posibilidades de ruta en tiempo real para que los mensajeros puedan llegar de un punto A hasta un punto B, de la manera más rápida posible.
La Selección Alemana de Fútbol del Mundial del 2014, a través de un BI recopiló información sobre el rendimiento de los jugadores y luego la utilizó para tomar sus decisiones. Esta forma de actuación llevó al equipo a la victoria ese año.
Implementa un sistema BI
Si consideras que hay elementos convincentes como para incorporar un sistema BI en tu pyme o negocio, entonces es necesario que tomes en consideración estos pasos, que facilitan la implementación.
- Defina cuáles serán los indicadores de desempeño (KPI),de esta manera el sistema BI se puede enfocar en la métricas asociadas para la consolidación de los objetivos de la empresa, que deben ser cónsonos con los KPI. Esto significa que sobre la de lo que se espera de la empresa, se establecen las expectativas del sistema.
- Selecciona el software que consideres ideal y se ajuste a tus necesidades tecnológicas y presupuestarias, así como su capacidad de proveer información que ayuden al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Verifica cuáles proveedores están disponibles y si garantizan soporte técnico; y por otro lado, que sea práctico y amigable con el usuario.
- Prepara y capacita al equipo de trabajo, seleccionando a los responsables de gestionar la data, evaluar los reportes y preparar la información que servirá de insumos para la toma de decisiones. Deben poder interactuar con el sistema.
- Selecciona las fuentes de información que alimentaran el sistema BI, aprovechando su capacidad de complementarse con otros software como el CRM (Customer Relationship Management), DMS (Document Management System) o ERP (Enterprise Resource Planning), e integrándose con otros sistemas de la empresa como los de gestión de recursos humanos, nóminas, etc.
Es importante recordar que a pesar de poder contar con una herramienta que facilita los procesos de análisis y evaluación de información para decidir las estrategias a implementar, el sistema no debe dejarse por su cuenta. Siempre hay que hacer seguimiento a los procesos y ver cómo se pueden adecuar a las transformaciones que se desarrollen en el área productiva, de marketing, ventas o atención al cliente.
El sistema debe estar al servicio del equipo humano y no al revés, por esa razón el papel del sistema es solo de herramienta, las decisiones y acciones se toman basándose en los resultados de la recopilación y el análisis de la data registrada y organizada.
Coméntanos sobre el tema. ¿Ya cuentas con un software BI o consideras que puedes implementarlo en tu negocio? Si te ja sido de utilidad, comparte nuestro artículo.