Estructurar un presupuesto es sencillo cuando se tiene claro lo que debe hacerse y con lo que debe se debe contar. Para ello debes:

1. Tener definido tu plan estratégico, objetivos y metas. Las metas deben ser específicas y medibles, y los objetivos reales. La información con la cual decidas realizar el plan, debe ser fidedigna y proveniente de fuentes confiables; además, hay que revisar el histórico de datos importantes como los gastos e ingresos de los últimos años. Por último debes estimar cuales serán tus posibles gastos en cada fase, para el nuevo periodo.
2. Proyectar los posibles ingresos. Los ingresos son la principal fuente de recursos para la empresa, por lo tanto su proyección debe realizarse de forma concienzuda. Es recomendable analizar tres posibles escenarios: Bajos ingresos, Ingresos medios, Altos ingresos. Por otro lado, se debe considerar el mercado, la demanda del producto o servicio, la competencia, la capacidad de producción para satisfacer las demandas y el precio promedio.
3. Presupuestar los Gastos. Todo lo relacionado con la salida de capital debe estar justificado en el plan, ya sea como costos fijos o variables. En este caso se recomienda establecer los gastos generales en que la empresa incurre de manera regulas como lo son los servicios o gastos administrativos, las inversiones planeadas para el periodo, y un fondo para imprevistos.
4. Prever el Flujo de Efectivo. Manejar el efectivo de manera eficiente, será una de las principales tareas. Se debe contar con el efectivo requerido para cumplir con los compromisos y obligaciones, y cualquier otra necesidad para la correcta operación de la empresa. De la misma forma, la correcta planeación del flujo de efectivo evitará tener efectivo ocioso que no esté generando ganancias.
5. Realizar presupuesto en cada área operativa. Cada área operativa dela empresa debe contar con su presupuesto particular para facilitar el seguimiento y acompañamiento en el cumplimiento de los objetivos y metas, y el desempeño de los responsables de ejecutar el plan de acción.
6. Programar el seguimiento. El seguimiento o acompañamiento no se trata de una forma de persecución, sino de revisar periódicamente cómo va la ejecución de los planes y si existiese algún desvío, analizar lo que ocurre. De esta manera se pueden hacer reformulaciones que contribuyan con las mejoras continuas.

    Convertir los pasos en una tarea práctica tampoco es algo demasiado complicado, pero si hay que ser muy cuidadoso cuando se registren los datos. Por lo general se usa una hoja de cálculo y se anotan los datos reales y los proyectados para comparar, analizar y tomar acciones correctivas si el caso lo amerita.

Crea una tabla en una hoja de cálculo

    Puedes usar cualquier aplicación o programa, lo importante es que sepas trabajar en ella. Debes crear ítems para los ingresos y gastos, tanto planificados como reales, y la diferencia entre ambos.

Llena los datos planeados

    Inicia con las columnas correspondientes a las proyecciones delos  ingresos por ventas, inversión u otra forma, de manera que se puedan identificar, y los egresos según correspondan a costos, nómina, gastos administrativos, etc. Tanto ingresos como egresos deben estar clasificados y diferenciados.

Suma los costos  e ingresos planeados

    Totaliza los costos y los ingresos planificados, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Por esta razón, introducir los datos, es una tarea que debe hacerse con cuidado.

Resta los costos a los ingresos planeados

    Calcula la diferencia entre los Ingresos y Costos planificados, restando la suma total de ambos, a través de una resta simple. Así podrás conocer la cantidad que representa las ganancias brutas planeadas en tu empresa.

Llena los datos reales

    De la misma forma en que se crearon columnas con los ingresos y egresos planeados, se hará lo propio con los valores reales de ingresos y egresos. Estas columnas se actualizan regularmente, mes a mes y recuerda introducir los datos con mucha atención.

Suma los costos e ingresos reales

    Totaliza los costos y los ingresos reales, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Destaca los resultados para el siguiente paso.

Resta los costos a los ingresos reales

    Calcula la diferencia entre los costos reales y los ingresos reales para determinar cuál fue la ganancia bruta.

Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales

    Obtener la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales, en cada ítem de ingresos y egresos. De esta manera se puede observar con detalle que tanto concuerda lo planificado con lo obtenido en la actividad de la empresa.

En cuanto al Análisis del Presupuesto

    El análisis del Presupuesto trata de la evaluación de los registros hechos en contraste con los datos planeados. Cuando analizamos un presupuesto, lo que hacemos es verificar cuáles son las áreas problemáticas, cuáles áreas han alcanzado las metas o si algunos logros están por encima de lo esperado. Permite saber en qué se han gastado los recursos y cómo ha cambiado el patrón de consumo.

    El Presupuesto es una herramienta que se convirtió en algo esencial dentro de la administración de empresas y negocios. Conocer cuánto ganamos en nuestra actividad comercial es importante, pero toca conocer cómo vamos a usar esas ganancias y gestionar de manera responsable los gastos y costos, y la única manera de lograrlo, es haciendo un presupuesto.

    Los presupuestos y la planeación financiera, son herramientas de gran utilidad debido a que permiten proyectar escenarios futuros e identificar oportunidades para la administración de los recursos propios y de las empresas, negocios o emprendimientos. Y como todo en la empresa se debe contabilizar, el presupuesto también es objeto de este proceso.

La Contabilidad Presupuestaria

    La creación del documento que contiene las transacciones económicas a realizar y refleje el estado contable de la renta y del patrimonio que la empresa aspira a lograr al cumplir los objetivos, es lo que se conoce como Presupuesto.

La Planificación Financiera y el Presupuesto

    La Planificación financiera es una herramienta de previsión de gastos, que ayuda a visualizar múltiples escenarios para evitar “sorpresas”, ayudando a tener opciones que permitan afrontar situaciones adversas. Es una forma de afrontar la incertidumbre que genera la actividad comercial, y en este proceso de proyección, el presupuesto se convierte en la base más importante de la planeación. 

    El Presupuesto es un factor clave en el funcionamiento y continuidad de las empresas, ya que las ayuda a prepararse ante fenómenos endógenos y exógenos que se puedan presentar. Entre las funciones de la Contabilidad Presupuestaria en la Planificación Financiera están:

• Propone el logro de objetivos empresariales generales de largo plazo
• Especifica las metas de la empresa
• Desarrolla un plan general de utilidades
• Cuenta con un sistema de reportes periódicos con los resultados, detallados por responsabilidades asignadas.

    La Planificación financiera, posee tres elementos centrales: las Inversiones, el Capital y los Dividendos. Las inversiones son indispensables para la adquisición de equipos, maquinarias, actualización de sistemas, aumentar inventario, etc., por lo que definir las prioridades para saber en qué invertir y cuándo, es parte de la contabilidad presupuestaria. 

    Establecer la necesidad de recursos para la inversión, las fuentes, internas o externas, a través de las cuales se van a financiar dichos requerimientos, y las condiciones en las que se dispondrá de este capital son consideraciones a tomar en cuenta cuando se va a realizar el presupuesto. En especial, la fuente del capital debe ser confiable, es decir, que de manera segura, consistente y enmarcada en las leyes, se pueda contar con dicho capital.

    Finalmente, los dividendos o pago a los accionistas pueden ser redirigidos a la empresa a través de la reinversión parcial o total de dicho dividendo. En todo caso, la información es necesaria para poder definir esta fuente de ingresos.

    Para poder realizar una eficiente planeación financiera, es necesario contabilizar el presupuesto y conocer las fuentes de ingreso, así como en qué se va a destinar los recursos existentes.

El reto del Presupuesto en la Planeación Financiera

    El presupuesto le proporciona a la empresa un mecanismo para coordinar de manera general, todo el funcionamiento de las distintas áreas, por cuanto permite planear, implementar y verificar la eficiencia del proceso.

    Es un requerimiento ineludible, que para un buen control presupuestal, se deben tener establecidos los objetivos, metas y políticas con una estructura de organización clara que permita fijar y delinear las áreas de responsabilidad y autoridad.

    La Contabilidad Presupuestaria constituye una guía y herramienta para monitorear las acciones implementadas y verificar el logro de los resultados esperados. Un presupuesto es irrelevante en la gestión empresarial, si no está vinculado a la planificación financiera. En este sentido, cualquier planeación financiera debe iniciar con el presupuesto y no siempre es sencillo realizar un presupuesto acorde y realista a los requerimientos de la empresa.

    Uno de los obstáculos más reiterativo es la propia elaboración de los presupuestos, generándose algunas interrogantes sobre cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. No es tan sencilla como se espera si no se dispone de herramientas diseñadas para estos propósitos.

    Otro asunto a considerar es la explotación útil de esos presupuestos, poder analizar las desviaciones y comparar las partidas presupuestadas con sus ejecuciones efectivas a medida que se van produciendo. No se trata solo de crear los presupuestos, sino de disponer de información actualizada que permita contrastar resultados reales respecto de los presupuestados.

En conclusión…

Tipos de Nómina

    La Nómina es el registro de todo lo que se le asigna y se le deduce al trabajar, pero la nómina puede se puede clasificar según lo siguientes criterios:

    a)  La Presentación: la nómina puede ser manual, si se trata de una empresa pequeña o emprendimiento o automatizada

    b)  El periodo de pago: puede ser semanal, quincenal o mensual

    c)  El tipo de personal: se distinguen tres tipos, el personal obrero, cuyo periodo de pago puede ser semanal o quincenal; los empleados, que suelen recibir sus pagos de forma quincenal; gerentes y/o altos ejecutivos

Contabilización de la nómina

    Las cuentas que se asientan en la contabilidad de nómina se organizan de la siguiente manera:

    1)  Nómina en sí, luego de calcular las asignaciones del trabajador:

        ·  Sueldos y Salarios: incluye las remuneraciones fijas que se les paga a los trabajadores y pueden incluir algunos pagos esporádicos.

        ·  Pagos extras, bonos, feriados, descanso

    2)  Retenciones al trabajador: pagos de alícuotas a los organismos de seguridad social, préstamos.

    3)  Aportes del patrono a los organismos de seguridad social, calculados a final de mes y pagados en los primeros 5 días del mes siguiente.

    Las cuentas de Nómina se deben categorizar entre el “Debe” y el “Haber”.  En el “Debe” se incluyen los sueldos y salarios, así como las cuotas de seguridad social que le corresponder asumir al patrono. En el “Haber”, se incluyen la integración de los aportes patronales y del trabajador para pagar lo correspondiente a la seguridad social, las retenciones de impuestos, el pago del salario como tal y si hay anticipos.

    Dependiendo del tipo de Nómina, se efectuarán los cálculos correspondientes para entregar las asignaciones y realizar las deducciones, según el esquema de pago, previamente acordado. los pagos.

    Una vez efectuado los pagos, se cierra la nómina, cuyo proceso es irreversible e inamovible. Esto quiere decir, que cualquier error que no se haya corregido de forma inmediata, tendrá que esperar hasta la apertura de la nómina del siguiente periodo.

Control Interno de la Nómina

    Desde el punto de vista del control interno de la nómina, existen algunos aspectos clave que se deben considerar:

    1)  Separación de funciones: Es importante que la persona que realiza el cálculo de la nómina no sea la misma que aprueba los pagos, para garantizar una separación adecuada de responsabilidades.

    2)  Control de horarios: Es recomendable llevar un registro objetivo y demostrable de los horarios de los empleados, ya sea de forma manual o digital, para poder realizar deducciones por faltas en el horario.

    3)  Comprobantes de pago: Se deben contar con comprobantes de pago firmados por los empleados, lo cual también es obligatorio por ley en Venezuela.

    4)  Control del pago en efectivo: En caso de realizar pagos en efectivo, se debe llevar un control exhaustivo del monto a pagar y la recepción de cada empleado.

Planificación: Clave en la Contabilidad de Nómina

    En la contabilidad de Nómina, nada se puede dejar al azar, es necesario anticiparse a los futuros gastos y evaluar con suficiente antelación si se cuenta con los recursos para aumentarlos. No importa si la empresa es grande o pequeña, los registros deben estar debidamente planeados y organizados para evitar errores y sobre todo, pérdida de recursos.

    Planifica con antelación los aumentos y los beneficios, a través de un calendario, eso le dará más confianza y seguridad a la plantilla de trabajadores, porque sentirán que la empresa es responsable y cumple con sus obligaciones.