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¿Qué necesitas para migrar de un sistema de contabilidad a otro?

Thu, 20 Oct 2022 11:07:03 -0400

Los sistemas contables son la suma de técnicas y herramientas muy importante en una empresa. A través de ella se expresan todos los datos financieros y cómo se vinculan entre sí, manteniendo orden y control de las operaciones contables. Los sistemas contables son las estructuras que recogen, organizan, conservan, administran y utilizan la información que se generan en una entidad para que la toma de decisiones se haga de forma asertiva y oportuna.

Es entendible que toda entidad, pública o privada, cuente con un sistema contable para mantener la salud financiera de la organización, y para ello deben garantizar el uso de software que faciliten y simplifiquen las tareas asociadas a la contabilidad.

Parte de las funciones de los Softwares Contables son: Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa; agrupar con especial atención las facturas; controlar nóminas, impuestos, carga de compra y venta, etc.; análisis económico y financiero, así como datos contables, históricos y recientes; generar reportes y conclusiones según los datos recogidos.

Entre las principales características de los softwares para sistemas contables, es que deben ser fáciles y sencillos de usar, que sea escalable y flexible, es decir, que sea capaz de adaptarse a los planes contables de la empresa. Otra característica es que debe ser seguro, recordando que se trata de toda la información contable de la empresa, que puede ser muy sensible en los aspectos financieros.

¿Por qué migrar de un software a otro?

La necesidad de contar con software actualizados, más funcionales y amigables, con más opciones para el control contable, y proporcionar un mayor nivel de seguridad, son algunas de las razones por la que muchas empresas optan por migrar su data contable de un sistema a otro con mayor desempeño. Pero no es algo que se haga de manera directa como quien copia y pega información de un lado a otro.

Sin embargo, a muchos contadores les cuesta deshacerse de sus softwares habituales porque se sienten seguros de la operatividad y están cómodos con ellos. Pero, si ya el software está retrasando el trabajo, se vuelve cada vez más lento y los niveles de seguridad ya no son tan eficientes, pues es hora de migrar a sistemas más actualizados y confiables

Consideraciones para migrar tu Sistema Contable

Una vez que se ha decidido por una migración hacia un sistema actualizado y seguro, debes tomar en cuenta lo siguiente.

1. Escalabilidad: Asegurarse de que el software elegido pueda adaptarse al crecimiento que se espera de la empresa, quesea fácil de integrarse con otras aplicaciones, con gran capacidad de almacenamiento y buen rendimiento en el procesamiento de la información.

2. Capacitación:capacitación del personal que hará uso del nuevo software, especialmente si este sistema incluye funciones que al software anterior no contemplaba; con esto también se comprueba la facilidad de uso y el tiempo que puede tomarse el proceso de migración e implementación.

3. Verificación del soporte técnico:analizar si el nuevo software cuenta con un buen soporte técnico, líneas de conversación, sitios de ayuda. Tener a quien acudir para recibir información técnica para sacar el máximo provecho al software

4. Respaldo de la información: la información manejada en los softwares contables pueden ser sensibles y vitales para la gestión administrativa de la organización, por ello es necesario respaldarla preparando una lista de chequeo, con lo que se pretende resguardar. Algunos datos importantes pueden ser los listados de información de terceros como proveedores, clientes, empleados, otros, etc.; libros auxiliares por terceros; saldos iniciales de cuentas por cobrar, cuentas por pagar; saldos Bancos; estados financieros, etc.

5. Detallar la estructura de la información respaldada, es decir, aclarar el formato de los archivos, así como el detalle de contenido de la información.

¿Y si migramos a la nube?

Cuando la gestión del negocio ya no es exclusivamente interna y además se necesita reducir gastos en actualizar y mantener el software que está instalado en el propio servidor, cruzar datos, disponibilidad de la información, con las medidas de seguridad apropiadas, la opción más práctica es migrar a la nube.

Con el sistema contable en la nube se obtiene muchas ventajas a bajo costo, como por ejemplo todos pueden usarlo reduciendo la infraestructura; facilita el teletrabajo porque se puede trabajar en cualquier lugar; permite disponer de la información a cualquier hora; los backups son automáticos y un sinfín de ventajas, que hacen atractiva esta opción.

Si te entusiasma esta opción, es saludable revisar el peso y formato de la base de datos, la cantidad de usuarios que consultaran el sistema, los módulos que se necesiten, y sobre todo, contar con un proveedor con experiencia y que garantice soporte técnico.

La migración del sistema contable de un software a otro, o a la nube, puede generar estrés y dudas sobre si pueden perder información, cuánto puede demorar o si las operaciones se retrasarían. Si se toma la decisión de migrar, toma en consideración estas recomendaciones y podrás lograr una “mudanza” exitosa.

Finanzas Personales On Line

Thu, 11 Aug 2022 15:59:10 -0400

La digitalización de las finanzas es un proceso que ha venido en aumento como parte de las políticas de las instituciones para facilitar los procesos, reducir el consumo de papel, minimizar las gestiones burocráticas, etc. La pandemia contribuyó en gran medida con la aceleración en la creación de plataformas y aplicaciones para que los clientes y consumidores gestionaran sus cuentas.

Estas transformaciones no solo han contribuido con la simplificación de los trámites administrativos, sino que también ha acercado a los usuarios y clientes al entorno financiero a través de espacios más amigables e intuitivos, con lenguajes comprensibles y procedimientos más sencillos. Ahora forma parte del lenguaje común términos como inversión, acciones, criptos, capital, comisiones, cuentas, financiamiento, etc. De esta manera, las finanzas son llevadas del ámbito de las negocios y empresas, al entorno doméstico.

Las Plataformas Financieras se definen como los espacios en línea que las entidades financieras le ofrecen al cliente o usuario, para que gestionen sus finanzas desde la comodidad del hogar o a través del celular, sin intermediarios, de forma ágil y segura.

Las plataformas se especializan en distintas áreas, según las necesidades de los clientes o usuarios. Y mientras más necesidades, más diversificación y variedad. Algunas de estas plataformas financieras online, tienen propósitos específicos como la Banca Electrónica de las entidades financieras para realizar transacciones sin tener que ir hasta el banco; los Monederos virtuales con el que se pueden realizar cobros y pagos de cantidades pequeñas; plataformas para operar con criptomonedas; aplicaciones de trading para realizar operaciones en la bolsa de valores o adquirir instrumentos financieros.

Pero, ¿qué pasa si se trata de finanzas personales en las que se realiza de todo en poco? ¿Cómo podemos llevar el control de los gastos domésticos o evitar caer en tentaciones y gastar en asuntos no indispensables? Para ello existen aplicaciones que facilitan la gestión de las finanzas domésticas desde entornos virtuales. Algunas ayudan a elaborar presupuestos, otras permiten revisar las cuentas bancarias sincronizando los bancos y otras muy interesantes permiten llevar el registro y control de los gastos a través del monitoreo de los recibos de pago.

Algunas de estas funcionales y prácticas aplicaciones son:

Finerio: crea presupuestos para diferentes rubros y categorías, elabora gráficas con los gasta y advierte si te estás excediendo del límite de gastos impuestos. También permite asociar las tarjetas de crédito o débito a alguna de las categorías de gastos, señalando cuál debe usar. Es muy práctica y completa para gestionar gastos. Es gratuita y disponible para Android, IOS y Huawei.
Toshl Finanzas: Esta aplicación posee un gran diseño que permite crear presupuestos diarios, semanales o mensuales, exporta tus datos de ingresos y egresos a hojas de cálculo o procesadores de texto. Si hay un excedente, automáticamente lo incorpora al siguiente presupuesto. Está disponible para Android e IOS.
Registro Contable: esta opción es específica para el control de gastos ya sea en efectivo o por tarjetas. Puedes monitorear los gastos y presentar balances mensuales, exportar la data a excel y agendar fechas de pagos. Es gratuita y está disponible en Android.
Money Manager: con esta app puedes registrar ingresos y egresos, categorizar y agendar los gastos, muestra gráficos de gastos y advierte sobre los límites del presupuesto. Está disponible en Android y es gratuita.
Cuentas Claras: permite registrar los ingresos y gastos, programa transacciones con alertas de tres días de anticipación. Está disponible para IOS.

Existen muchísimas aplicaciones más, así que hay que ser cuidadoso y analizar concienzudamente cuáles pueden ser las que más se ajusten a nuestras necesidades. Algunos criterios que se pueden tomar en cuenta, son: la gratuidad, dispositivos para los que están disponibles, categorización de gastos, elaboración de presupuestos, alertas de límite de presupuesto, registro y exportación de datos, vinculación de cuentas bancarias, operatividad fuera de tus fronteras, entre otros.

La importancia de controlar los gastos es poder llegar a fin de mes sin el agobio y la ansiedad de tener deudas pendientes, poder ahorrar de manera consciente y aprender a establecer prioridades. Las finanzas on line vienen a contribuir con estos procesos facilitándolos, haciéndolos más amigables y reduciendo el tiempo dedicado a manejar los recursos financieros, en una época en que el tiempo es oro.