Tipos de Nómina

    La Nómina es el registro de todo lo que se le asigna y se le deduce al trabajar, pero la nómina puede se puede clasificar según lo siguientes criterios:

    a)  La Presentación: la nómina puede ser manual, si se trata de una empresa pequeña o emprendimiento o automatizada

    b)  El periodo de pago: puede ser semanal, quincenal o mensual

    c)  El tipo de personal: se distinguen tres tipos, el personal obrero, cuyo periodo de pago puede ser semanal o quincenal; los empleados, que suelen recibir sus pagos de forma quincenal; gerentes y/o altos ejecutivos

Contabilización de la nómina

    Las cuentas que se asientan en la contabilidad de nómina se organizan de la siguiente manera:

    1)  Nómina en sí, luego de calcular las asignaciones del trabajador:

        ·  Sueldos y Salarios: incluye las remuneraciones fijas que se les paga a los trabajadores y pueden incluir algunos pagos esporádicos.

        ·  Pagos extras, bonos, feriados, descanso

    2)  Retenciones al trabajador: pagos de alícuotas a los organismos de seguridad social, préstamos.

    3)  Aportes del patrono a los organismos de seguridad social, calculados a final de mes y pagados en los primeros 5 días del mes siguiente.

    Las cuentas de Nómina se deben categorizar entre el “Debe” y el “Haber”.  En el “Debe” se incluyen los sueldos y salarios, así como las cuotas de seguridad social que le corresponder asumir al patrono. En el “Haber”, se incluyen la integración de los aportes patronales y del trabajador para pagar lo correspondiente a la seguridad social, las retenciones de impuestos, el pago del salario como tal y si hay anticipos.

    Dependiendo del tipo de Nómina, se efectuarán los cálculos correspondientes para entregar las asignaciones y realizar las deducciones, según el esquema de pago, previamente acordado. los pagos.

    Una vez efectuado los pagos, se cierra la nómina, cuyo proceso es irreversible e inamovible. Esto quiere decir, que cualquier error que no se haya corregido de forma inmediata, tendrá que esperar hasta la apertura de la nómina del siguiente periodo.

Control Interno de la Nómina

    Desde el punto de vista del control interno de la nómina, existen algunos aspectos clave que se deben considerar:

    1)  Separación de funciones: Es importante que la persona que realiza el cálculo de la nómina no sea la misma que aprueba los pagos, para garantizar una separación adecuada de responsabilidades.

    2)  Control de horarios: Es recomendable llevar un registro objetivo y demostrable de los horarios de los empleados, ya sea de forma manual o digital, para poder realizar deducciones por faltas en el horario.

    3)  Comprobantes de pago: Se deben contar con comprobantes de pago firmados por los empleados, lo cual también es obligatorio por ley en Venezuela.

    4)  Control del pago en efectivo: En caso de realizar pagos en efectivo, se debe llevar un control exhaustivo del monto a pagar y la recepción de cada empleado.

Planificación: Clave en la Contabilidad de Nómina

    En la contabilidad de Nómina, nada se puede dejar al azar, es necesario anticiparse a los futuros gastos y evaluar con suficiente antelación si se cuenta con los recursos para aumentarlos. No importa si la empresa es grande o pequeña, los registros deben estar debidamente planeados y organizados para evitar errores y sobre todo, pérdida de recursos.

    Planifica con antelación los aumentos y los beneficios, a través de un calendario, eso le dará más confianza y seguridad a la plantilla de trabajadores, porque sentirán que la empresa es responsable y cumple con sus obligaciones. 

    Las asignaciones son definidas por la Ley Orgánica del Trabajo, Trabajador  y Trabajadora (LOTTT), en su artículo 104 como:

(…) remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en moneda de curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por la prestación de su servicio y comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extraordinarias o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.

    Para que un trabajador reciba su sueldo regular, debe estar registrado en la nómina y para ello debe mediar un contrato que evidencie que la persona pasó a formar parte del registro de empleados. El conjunto de ingresos es la suma del salario mínimo más el resto de las compensaciones.

    Estas compensaciones están tipificadas en el artículo 105 de la LOTTT como No Remunerativas, e incluyen: servicios de los centros de educación inicial, beneficio de alimentación a través de servicios de comedores, cupones, dinero, tarjetas electrónicas de alimentación y demás modalidades,  reintegros de gastos médicos, farmacéuticos y odontológicos, provisiones de ropa de trabajo, útiles escolares, juguetes;  pago de cursos de capacitación, pago de gastos funerarios.

¿Y de qué van las deducciones?

    Así como los empleados reciben ingresos, también tienen compromisos que se traducen en descuentos por concepto de Deducciones Obligatorias y Voluntarias de carácter mensual y anual, las cuáles se corresponden a:

• Seguro Social Obligatorio: 4% del salario básico, como lo señala la Ley del Seguro Social en su  artículo 67 y el artículo 109 del reglamento. (hasta 5 sueldos mínimos)
• Ley de Régimen Prestacional de Empleo (Paro Forzoso): 2.5% del salario normal, del cual, 20% equivalente a 0.5% del salario normal lo aporta el trabajador y el 80% restante equivalente a 2% del salario normal, lo aporta el empleador. Así lo establece la ley en su artículo 46. (hasta 5 sueldos mínimos).
• Fondo de Ahorro obligatorio para la Vivienda: equivale a 3% del salario integral, de los cuáles el empleado aporta 1/3, equivalente a 1%, mientras que el empleador aporta 2/3, equivalente a 2%. El aporte y su distribución quedan establecidos en la Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, en su artículo 173. (hasta 10 sueldos mínimos).
• Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista – INCES: deducción anual que aportan trabajadores de entidades que ocupen a 5 personas o más. Esta deducción se corresponde con el 0.5% de sus utilidades anuales de fin de año, tal como lo establece el artículo 50 de la Ley de INCES.

¿Y cuáles son las obligaciones del Patrono?

    Para establecer los costos totales de la nómina se debe tener en cuenta el sueldo, bonificaciones y otras partidas que componen el ingreso total del empleado, para ello se deben separar en 2 grupos principales:

a)  Partidas Salariales: Todas aquellas que impactan el cálculo de beneficios del empleado (Sueldo, Bonos distintos a los que estipula la ley)

b)  Partidas No Salariales: Todas aquellas que no impactan el cálculo de beneficios del empleado (bono de Alimentación, bono de transporte, bono de vestimenta, gastos médicos, aportes funerarios, caja de ahorro, entre otros).

    Una vez que tenemos las partidas separadas, realizamos el cálculo en 3 secciones o grupos principales.

Remuneraciones del empleado

    En este grupo registramos todos los elementos que componen la remuneración mensual del salario, además de la cuota mensual que corresponde a los beneficios del empleado, es decir, si la empresa paga los beneficios mínimos de ley, debe ir mensualmente en el registro 5 días de prestaciones sociales por pagar, 1.25 días de Bono Vacacional, 1 día de Utilidades y cualquier otro beneficio considerado salario que perciba el empleado.

    Impuestos Mensuales

    Todos los impuestos que el patrono debe pagar a los entes correspondientes que estén vinculados con la relación laboral, entre ellos los más comunes son IVSS, Régimen Prestacional de Empleo (también conocido como paro forzoso) e INCES, excluyendo lo que se retiene al empleado por estos conceptos.

    Impuestos Anuales

    En estos casos debes estimar los impuestos como el FONA u otros que pueden estar relacionados con tener empleados y las ventas totales del periodo fiscal.

    Comentarios finales

    Hasta aquí son solo aspectos relacionados con el empleado ya sea directa o indirectamente, pero podrías elaborar otros cálculos que incluyan los activos asignados al empleado como computadoras, escritorios, entre otros.

    Como puedes darte cuenta el tema de la nómina es algo matemático, cuyo fundamento se encuentra en el conjunto de leyes que regulan la actividad empresarial, laboral, y los compromisos tributarios. Pero estos cálculos se pueden simplificar utilizando hojas de cálculo, en las que solo debes agregar la información solicitada, de esta manera se evitan errores y se puede manejar una nómina amplia de personal.

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