El Presupuesto es una herramienta que se convirtió en algo esencial dentro de la administración de empresas y negocios. Conocer cuánto ganamos en nuestra actividad comercial es importante, pero toca conocer cómo vamos a usar esas ganancias y gestionar de manera responsable los gastos y costos, y la única manera de lograrlo, es haciendo un presupuesto.

    Los presupuestos y la planeación financiera, son herramientas de gran utilidad debido a que permiten proyectar escenarios futuros e identificar oportunidades para la administración de los recursos propios y de las empresas, negocios o emprendimientos. Y como todo en la empresa se debe contabilizar, el presupuesto también es objeto de este proceso.

La Contabilidad Presupuestaria

    La creación del documento que contiene las transacciones económicas a realizar y refleje el estado contable de la renta y del patrimonio que la empresa aspira a lograr al cumplir los objetivos, es lo que se conoce como Presupuesto.

La Planificación Financiera y el Presupuesto

    La Planificación financiera es una herramienta de previsión de gastos, que ayuda a visualizar múltiples escenarios para evitar “sorpresas”, ayudando a tener opciones que permitan afrontar situaciones adversas. Es una forma de afrontar la incertidumbre que genera la actividad comercial, y en este proceso de proyección, el presupuesto se convierte en la base más importante de la planeación. 

    El Presupuesto es un factor clave en el funcionamiento y continuidad de las empresas, ya que las ayuda a prepararse ante fenómenos endógenos y exógenos que se puedan presentar. Entre las funciones de la Contabilidad Presupuestaria en la Planificación Financiera están:

• Propone el logro de objetivos empresariales generales de largo plazo
• Especifica las metas de la empresa
• Desarrolla un plan general de utilidades
• Cuenta con un sistema de reportes periódicos con los resultados, detallados por responsabilidades asignadas.

    La Planificación financiera, posee tres elementos centrales: las Inversiones, el Capital y los Dividendos. Las inversiones son indispensables para la adquisición de equipos, maquinarias, actualización de sistemas, aumentar inventario, etc., por lo que definir las prioridades para saber en qué invertir y cuándo, es parte de la contabilidad presupuestaria. 

    Establecer la necesidad de recursos para la inversión, las fuentes, internas o externas, a través de las cuales se van a financiar dichos requerimientos, y las condiciones en las que se dispondrá de este capital son consideraciones a tomar en cuenta cuando se va a realizar el presupuesto. En especial, la fuente del capital debe ser confiable, es decir, que de manera segura, consistente y enmarcada en las leyes, se pueda contar con dicho capital.

    Finalmente, los dividendos o pago a los accionistas pueden ser redirigidos a la empresa a través de la reinversión parcial o total de dicho dividendo. En todo caso, la información es necesaria para poder definir esta fuente de ingresos.

    Para poder realizar una eficiente planeación financiera, es necesario contabilizar el presupuesto y conocer las fuentes de ingreso, así como en qué se va a destinar los recursos existentes.

El reto del Presupuesto en la Planeación Financiera

    El presupuesto le proporciona a la empresa un mecanismo para coordinar de manera general, todo el funcionamiento de las distintas áreas, por cuanto permite planear, implementar y verificar la eficiencia del proceso.

    Es un requerimiento ineludible, que para un buen control presupuestal, se deben tener establecidos los objetivos, metas y políticas con una estructura de organización clara que permita fijar y delinear las áreas de responsabilidad y autoridad.

    La Contabilidad Presupuestaria constituye una guía y herramienta para monitorear las acciones implementadas y verificar el logro de los resultados esperados. Un presupuesto es irrelevante en la gestión empresarial, si no está vinculado a la planificación financiera. En este sentido, cualquier planeación financiera debe iniciar con el presupuesto y no siempre es sencillo realizar un presupuesto acorde y realista a los requerimientos de la empresa.

    Uno de los obstáculos más reiterativo es la propia elaboración de los presupuestos, generándose algunas interrogantes sobre cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. No es tan sencilla como se espera si no se dispone de herramientas diseñadas para estos propósitos.

    Otro asunto a considerar es la explotación útil de esos presupuestos, poder analizar las desviaciones y comparar las partidas presupuestadas con sus ejecuciones efectivas a medida que se van produciendo. No se trata solo de crear los presupuestos, sino de disponer de información actualizada que permita contrastar resultados reales respecto de los presupuestados.

En conclusión…

    Qué usos podemos darle a la Contabilidad de Costos

    Como herramienta de control de la empresa

    La contabilidad de costos permite visualizar los costos vinculados a la elaboración de productos y prestación de servicios, así como los costos asociados a cada unidad de producción. En consecuencia, la valoración de su rentabilidad.

    Al ofrecer claridad en los costos asociados al proceso productivo y al producto en sí, facilita conocer los posibles márgenes de ganancia de los productos y servicios, y ajustar la política de precios de la compañía.

Como herramienta para la valoración de las existencias

    Las empresas fabricantes suelen tener inventarios de materias primas e insumos, los cuales llegan a tener una gran movilidad según su capacidad de producción. La Contabilidad de Costos permite tener actualizado el valor de las existencias o inventarios de estos productos.

    Los aprovisionamientos se van a desarrollar según las necesidades o criterios que la empresa tenga: esporádico, en la medida que vayan surgiendo los requerimientos; sincronizado, a través de sistemas informáticas que avisa al proveedor, cuando toca reponer inventario; y el stock mínimo, para evitar quedarse sin la materia prima, si hubiere una crisis.

    La contabilidad de costos informa sobre los costes de la adquisición del material, el coste del transporte, seguro y almacenamiento, costes que son imputables al precio final del producto. También registra las deducciones en las facturas por defectos en la calidad o incumplimiento en los plazos de entrega, pronto pago, etc.

    Como herramienta para la valoración de la mano de obra

    La mano de obra, personal, empleados, talento humano o como quieran llamar a la plantilla de personas que ejecutan alguna actividad dentro del proceso de la empresa y que abarca todos los ámbitos: productivos, administrativos, mantenimiento, seguridad, etc.  Todos pertenecen a la parte de la contabilidad que valora el costo por el trabajo realizado, y que se ven reflejados en la nómina a través de los sueldos, salarios y deducciones.

    Como herramienta para calcular la utilidad o pérdida

    La principal finalidad de una empresa o negocio es tener ganancias, ajustado a lo que establezca el marco legal de cada país, y la contabilidad de costos permite realizar los cálculos necesarios para determinar si una empresa tuvo pérdidas o ganancias en un periodo determinado. La información suministrada en los informes de contabilidad de costos, facilita analizar donde se pueden hacer los recortes para asegurar que la empresa logre, mantenga o incremente los niveles de utilidad existentes.

    Como herramienta en control de gestión y la planificación estratégica de la empresa

    La contabilidad de costos proporciona información que asiste en la planificación y control de las operaciones de la organización; ayuda a crear el marco referencial en el cual funciona el proceso de control y contribuye con la retroalimentación como una de las instancias del proceso de control  que permite identificar la necesidad de reajustar los planes existentes o desarrollar nuevas estrategias.

    Como herramienta para la sistematización de la información

    Los informes de la contabilidad de costos, en sí mismos, son documentos que permiten conocer la historia financiera de la empresa, aunque su propósito inicial no sea ese. La Contabilidad de Costos proporciona información para el momento actual, pero conservar los registros de cada “momento presente”, puede convertirse en un registro sistemático para saber cómo ha sido la gestión de los responsables de su dirección. Es el dato crudo y duro que no está analizado ni interpretado, pero que puede ser utilizado para un primer acercamiento al cumplimiento de los objetivos y metas, en distintos momentos.

Tipos de Nómina

    La Nómina es el registro de todo lo que se le asigna y se le deduce al trabajar, pero la nómina puede se puede clasificar según lo siguientes criterios:

    a)  La Presentación: la nómina puede ser manual, si se trata de una empresa pequeña o emprendimiento o automatizada

    b)  El periodo de pago: puede ser semanal, quincenal o mensual

    c)  El tipo de personal: se distinguen tres tipos, el personal obrero, cuyo periodo de pago puede ser semanal o quincenal; los empleados, que suelen recibir sus pagos de forma quincenal; gerentes y/o altos ejecutivos

Contabilización de la nómina

    Las cuentas que se asientan en la contabilidad de nómina se organizan de la siguiente manera:

    1)  Nómina en sí, luego de calcular las asignaciones del trabajador:

        ·  Sueldos y Salarios: incluye las remuneraciones fijas que se les paga a los trabajadores y pueden incluir algunos pagos esporádicos.

        ·  Pagos extras, bonos, feriados, descanso

    2)  Retenciones al trabajador: pagos de alícuotas a los organismos de seguridad social, préstamos.

    3)  Aportes del patrono a los organismos de seguridad social, calculados a final de mes y pagados en los primeros 5 días del mes siguiente.

    Las cuentas de Nómina se deben categorizar entre el “Debe” y el “Haber”.  En el “Debe” se incluyen los sueldos y salarios, así como las cuotas de seguridad social que le corresponder asumir al patrono. En el “Haber”, se incluyen la integración de los aportes patronales y del trabajador para pagar lo correspondiente a la seguridad social, las retenciones de impuestos, el pago del salario como tal y si hay anticipos.

    Dependiendo del tipo de Nómina, se efectuarán los cálculos correspondientes para entregar las asignaciones y realizar las deducciones, según el esquema de pago, previamente acordado. los pagos.

    Una vez efectuado los pagos, se cierra la nómina, cuyo proceso es irreversible e inamovible. Esto quiere decir, que cualquier error que no se haya corregido de forma inmediata, tendrá que esperar hasta la apertura de la nómina del siguiente periodo.

Control Interno de la Nómina

    Desde el punto de vista del control interno de la nómina, existen algunos aspectos clave que se deben considerar:

    1)  Separación de funciones: Es importante que la persona que realiza el cálculo de la nómina no sea la misma que aprueba los pagos, para garantizar una separación adecuada de responsabilidades.

    2)  Control de horarios: Es recomendable llevar un registro objetivo y demostrable de los horarios de los empleados, ya sea de forma manual o digital, para poder realizar deducciones por faltas en el horario.

    3)  Comprobantes de pago: Se deben contar con comprobantes de pago firmados por los empleados, lo cual también es obligatorio por ley en Venezuela.

    4)  Control del pago en efectivo: En caso de realizar pagos en efectivo, se debe llevar un control exhaustivo del monto a pagar y la recepción de cada empleado.

Planificación: Clave en la Contabilidad de Nómina

    En la contabilidad de Nómina, nada se puede dejar al azar, es necesario anticiparse a los futuros gastos y evaluar con suficiente antelación si se cuenta con los recursos para aumentarlos. No importa si la empresa es grande o pequeña, los registros deben estar debidamente planeados y organizados para evitar errores y sobre todo, pérdida de recursos.

    Planifica con antelación los aumentos y los beneficios, a través de un calendario, eso le dará más confianza y seguridad a la plantilla de trabajadores, porque sentirán que la empresa es responsable y cumple con sus obligaciones. 

    Otro elemento que se debe evaluar para conocer la salud financiera de la empresa, es la Rentabilidad. Se entiende por Rentabilidad la capacidad de una empresa de generar ganancias como consecuencia de sus operaciones. Para que esto sea posible, es necesario que exista una administración pulcra y eficiente del capital, combinado con una adecuada inversión en las fases del negocio. Si las ventas superan los costos derivados de las operaciones requeridas para producir ingresos, entonces la empresa es rentable.

    Un concepto que se debe distinguir de la Rentabilidad, es la Ganancia, porque, aun cuando están relacionadas, no son exactamente lo mismo. La Rentabilidad expone la capacidad de una empresa de generar utilidades al final del ejercicio fiscal, es un número que permite medir esa capacidad. La Ganancia se refiere a lo que efectivamente se obtuvo en términos monetarios al final del ejercicio fiscal, es decir, el número absoluto de ingresos.

    Otro concepto que se puede confundir con la Rentabilidad, es el Retorno de inversión. El Retorno está relacionado directamente con la inversión realizada, es decir, la recuperación de lo invertido luego de un año; puede formar parte de los ingresos totales, pero se trata específicamente de la recuperación del dinero invertido más que de ganancia.

    En todo caso, la Rentabilidad no es más que la expresión que permite establecer que una empresa ha hecho una muy buena administración de sus activos e inversiones, generándole ganancias.

    El cálculo de la Rentabilidad de una empresa se realiza estimando ratios según si la rentabilidad es económica o financiera. En la Rentabilidad económica, se calculan el Retorno sobre Inversión (ROI) y el Retorno sobre Activos propios (ROE); en la Rentabilidad Financiera, se calcula el Retorno sobre Activos (ROA).

Liquidez.

Como su nombre lo indica, Inteligencia Artificial (AI) es  aquella que exhiben ciertas máquinas como resultado de la combinación de algoritmos que hacen que manifiesten conductas y respondan como lo haría un ser humano. Aunque todavía se encuentra en una fase inicial, el impacto que se prevé en el mediano y largo plazo es de grandes dimensiones y ya se ha comenzado a legislar en torno a ello.

En la actualidad, la IA se aplica para el desarrollo de actividades sencillas como el control de equipos domésticos, asistentes personales digitales o compras en línea, y también en procesos más complicados como la autonomía vehicular, robótica en la industria, la ciberseguridad, procesos de aprendizaje, etc.

Las herramientas que facilitan que la IA aprenda y evolucione para su comportamiento y respuestas sean lo más parecido a la conducta humana son:

1. Machine Learning, tecnología que impulsa a la IA a aprender partiendo delas pautas iniciales de programación e incorporando los patrones de acción para alimentar su propia base de respuestas.
2. Deep Learnenig, que le permite a la IA imitar la red neuronal del cerebro, permitiendo aprender por cuenta propia aspectos relacionados con el reconocimiento del lenguaje, procesos de aprendizaje y profundizar en el pensamiento humano.
3. Procesamiento del Lenguaje Natural  (PNL), que se apoya en  técnicas de aprendizaje para que la máquina identifique patrones en conjuntos de datos y reconozca el lenguaje natural.

La Contabilidad no escapa de estas tendencias. Son muchas las acciones que ejecuta un contador cuando reciben datos y los procesan a través de sistemas informáticos, que a su vez generan más datos y cierre de procesos como facturación, informes financieros, entre otras acciones.

La repetitividad de tareas puede generar equivocaciones, si se suma el cansancio que puede presentar la persona, la cantidad de tareas a ejecutar, la premura con la que se la exigen, entre otras variables que pueden desembocar en errores. Pero la IA no descansa y además aprende rápidamente, de esta manera va perfeccionando la acción reduciendo a cero la posibilidad de errores. ¿Cómo lo hace? A través de software que les permite reconocer patrones y aprenden de ellos.

Nos podemos preguntar ¿en cuáles áreas de la Contabilidad se pueden beneficiar de la aplicación de IA? Una de las características de la IA es su capacidad infinita para aprender. Algunas de las gestiones que se acelerarían y de las que el contador se puede deslastrar,  gracias a la automatización e IA, serían:

• Generación de Informes.
• Cálculo de tributos.
• Clasificación fiscal de documentos.
• Identificación de puntos de auditoría.
•  Análisis del comportamiento de indicadores de resultados.
• Búsqueda de proveedores y precios.
• Monitoreo de cobros.

La aplicación de la IA en el ejercicio contable puede reducir significativamente el fraude, mejorar la eficiencia, aumentar la precisión en la ejecución de  las tareas y generar mayor confianza en el resultado de las mismas.

Es un hecho que el contador debe analizar un gran volumen de datos que le toma mucho tiempo; con la IA se puede realizar estas actividades en un periodo mucho más corto, reduciendo la posibilidad de fallas. Otra debilidad del trabajo contable es la repetitividad de las tareas que puede conducir a errores involuntarios, con la IA se reduce considerablemente y en consecuencia se minimiza el cansancio de las personas debido a la repetición.

Analizar contratos, extraer datos relevantes y categorizar la información, son algunas de las tareas  que la IA puede hacer mucho más rápido que un humano, y como la IA aprende velozmente, no solo puede ser más eficiente al dar respuesta a los procesos sino que puede adoptar ciertos patrones de conducta del contador.

Y en última instancia, la idea de cualquier servicio es satisfacer a los clientes, y en este caso, la IA puede hacer que la experiencia del usuario sea mejor cada vez, mientras aprende y perfecciona las respuestas y soluciones a los requerimientos de los clientes.

¿La Inteligencia Artificial desplazará a los Contadores?

Una de las principales características de la IA es la facilidad y rapidez con la que aprende las tareas, al punto de que es capaz de tomar decisiones sobre cómo hacerlas considerando entorno y contexto, facilitando la toma de decisiones. Además, puede ser capaza de corregir los errores humanos en los procesos contables. Esto puede asustar un poco, porque si la IA puede “pensar” por sí misma, ¿cuál será nuestro papel como contadores?

La idea de incorporar la IA en la contabilidad es para que se ocupe de aquellas tareas largas, repetitivas y que llevan mucho tiempo. De esta manera los contadores podamos dedicarnos a analizar otros aspectos del área contable como analizar datos de valor real para los negocios u optimizar la toma de decisiones comerciales. Así que la presencia humana en los asuntos contables está lejos de desaparecer.

En conclusión…

La IA permite la automatización de las tareas repetitivas y las cargas de trabajo excesivas reduciendo considerablemente los errores que se derivan, ganando tiempo para tareas más importantes y que requieren del análisis humano. La combinación de IA con la presencia del contador, aumentará la eficiencia y productividad del negocio, de manera significativa.

El término fiscal lleva invariablemente al ámbito tributario, es decir, todo lo relacionado con los impuestos, tasas, declaraciones, etc., que la empresa debe gestionar para cumplir con lo establecido en el marco legal de su país, en materia tributaria.

La Contabilidad Fiscal se ocupa de registrar y controlar los deberes financieros de una organización para que posteriormente pueda elabora las declaraciones correspondientes y efectuar el pago de los impuestos. Según el tipo de empresa y el sector, le corresponderá cumplir con obligaciones tributarias particulares. Y la regularidad de estos registros y controles, dependerá  de los ciclos en que se debe cumplir con los deberes tributarios.

La Contabilidad Fiscal cuenta con las siguientes características:

• Variabilidad: se adecúa a las normativas establecidas en el país para cada tipo de empresa.
  
• Flexibilidad: se gestiona de manera interna a través de un departamento de contabilidad o de un tercero. Aunque lo más recomendable es de manera interna por el tema inmediatez.
• Ajustable: se adapta a la actividad productiva de la empresa, y su rigurosidad está en los resultados, mas no en el ejercicio.
• Obligatoriedad: las empresas, sin importar el tipo, pueden desarrollar actividades económicas sin una estructura fiscal. 

Como puedes ver, las tres contabilidades son necesarias para que la empresa opere de manera eficiente, ajustadas a las normativas y dentro del marco legal en materia tributaria. Además, se constituyen en herramientas útiles para la toma de decisiones.

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