Estructurar un presupuesto es sencillo cuando se tiene claro lo que debe hacerse y con lo que debe se debe contar. Para ello debes:

1. Tener definido tu plan estratégico, objetivos y metas. Las metas deben ser específicas y medibles, y los objetivos reales. La información con la cual decidas realizar el plan, debe ser fidedigna y proveniente de fuentes confiables; además, hay que revisar el histórico de datos importantes como los gastos e ingresos de los últimos años. Por último debes estimar cuales serán tus posibles gastos en cada fase, para el nuevo periodo.
2. Proyectar los posibles ingresos. Los ingresos son la principal fuente de recursos para la empresa, por lo tanto su proyección debe realizarse de forma concienzuda. Es recomendable analizar tres posibles escenarios: Bajos ingresos, Ingresos medios, Altos ingresos. Por otro lado, se debe considerar el mercado, la demanda del producto o servicio, la competencia, la capacidad de producción para satisfacer las demandas y el precio promedio.
3. Presupuestar los Gastos. Todo lo relacionado con la salida de capital debe estar justificado en el plan, ya sea como costos fijos o variables. En este caso se recomienda establecer los gastos generales en que la empresa incurre de manera regulas como lo son los servicios o gastos administrativos, las inversiones planeadas para el periodo, y un fondo para imprevistos.
4. Prever el Flujo de Efectivo. Manejar el efectivo de manera eficiente, será una de las principales tareas. Se debe contar con el efectivo requerido para cumplir con los compromisos y obligaciones, y cualquier otra necesidad para la correcta operación de la empresa. De la misma forma, la correcta planeación del flujo de efectivo evitará tener efectivo ocioso que no esté generando ganancias.
5. Realizar presupuesto en cada área operativa. Cada área operativa dela empresa debe contar con su presupuesto particular para facilitar el seguimiento y acompañamiento en el cumplimiento de los objetivos y metas, y el desempeño de los responsables de ejecutar el plan de acción.
6. Programar el seguimiento. El seguimiento o acompañamiento no se trata de una forma de persecución, sino de revisar periódicamente cómo va la ejecución de los planes y si existiese algún desvío, analizar lo que ocurre. De esta manera se pueden hacer reformulaciones que contribuyan con las mejoras continuas.

    Convertir los pasos en una tarea práctica tampoco es algo demasiado complicado, pero si hay que ser muy cuidadoso cuando se registren los datos. Por lo general se usa una hoja de cálculo y se anotan los datos reales y los proyectados para comparar, analizar y tomar acciones correctivas si el caso lo amerita.

Crea una tabla en una hoja de cálculo

    Puedes usar cualquier aplicación o programa, lo importante es que sepas trabajar en ella. Debes crear ítems para los ingresos y gastos, tanto planificados como reales, y la diferencia entre ambos.

Llena los datos planeados

    Inicia con las columnas correspondientes a las proyecciones delos  ingresos por ventas, inversión u otra forma, de manera que se puedan identificar, y los egresos según correspondan a costos, nómina, gastos administrativos, etc. Tanto ingresos como egresos deben estar clasificados y diferenciados.

Suma los costos  e ingresos planeados

    Totaliza los costos y los ingresos planificados, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Por esta razón, introducir los datos, es una tarea que debe hacerse con cuidado.

Resta los costos a los ingresos planeados

    Calcula la diferencia entre los Ingresos y Costos planificados, restando la suma total de ambos, a través de una resta simple. Así podrás conocer la cantidad que representa las ganancias brutas planeadas en tu empresa.

Llena los datos reales

    De la misma forma en que se crearon columnas con los ingresos y egresos planeados, se hará lo propio con los valores reales de ingresos y egresos. Estas columnas se actualizan regularmente, mes a mes y recuerda introducir los datos con mucha atención.

Suma los costos e ingresos reales

    Totaliza los costos y los ingresos reales, aplicando las herramientas de la hoja de cálculo para evitar errores en la operación. Destaca los resultados para el siguiente paso.

Resta los costos a los ingresos reales

    Calcula la diferencia entre los costos reales y los ingresos reales para determinar cuál fue la ganancia bruta.

Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales

    Obtener la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales, en cada ítem de ingresos y egresos. De esta manera se puede observar con detalle que tanto concuerda lo planificado con lo obtenido en la actividad de la empresa.

En cuanto al Análisis del Presupuesto

    El análisis del Presupuesto trata de la evaluación de los registros hechos en contraste con los datos planeados. Cuando analizamos un presupuesto, lo que hacemos es verificar cuáles son las áreas problemáticas, cuáles áreas han alcanzado las metas o si algunos logros están por encima de lo esperado. Permite saber en qué se han gastado los recursos y cómo ha cambiado el patrón de consumo.

    El Presupuesto es una herramienta que se convirtió en algo esencial dentro de la administración de empresas y negocios. Conocer cuánto ganamos en nuestra actividad comercial es importante, pero toca conocer cómo vamos a usar esas ganancias y gestionar de manera responsable los gastos y costos, y la única manera de lograrlo, es haciendo un presupuesto.

    Los presupuestos y la planeación financiera, son herramientas de gran utilidad debido a que permiten proyectar escenarios futuros e identificar oportunidades para la administración de los recursos propios y de las empresas, negocios o emprendimientos. Y como todo en la empresa se debe contabilizar, el presupuesto también es objeto de este proceso.

La Contabilidad Presupuestaria

    La creación del documento que contiene las transacciones económicas a realizar y refleje el estado contable de la renta y del patrimonio que la empresa aspira a lograr al cumplir los objetivos, es lo que se conoce como Presupuesto.

La Planificación Financiera y el Presupuesto

    La Planificación financiera es una herramienta de previsión de gastos, que ayuda a visualizar múltiples escenarios para evitar “sorpresas”, ayudando a tener opciones que permitan afrontar situaciones adversas. Es una forma de afrontar la incertidumbre que genera la actividad comercial, y en este proceso de proyección, el presupuesto se convierte en la base más importante de la planeación. 

    El Presupuesto es un factor clave en el funcionamiento y continuidad de las empresas, ya que las ayuda a prepararse ante fenómenos endógenos y exógenos que se puedan presentar. Entre las funciones de la Contabilidad Presupuestaria en la Planificación Financiera están:

• Propone el logro de objetivos empresariales generales de largo plazo
• Especifica las metas de la empresa
• Desarrolla un plan general de utilidades
• Cuenta con un sistema de reportes periódicos con los resultados, detallados por responsabilidades asignadas.

    La Planificación financiera, posee tres elementos centrales: las Inversiones, el Capital y los Dividendos. Las inversiones son indispensables para la adquisición de equipos, maquinarias, actualización de sistemas, aumentar inventario, etc., por lo que definir las prioridades para saber en qué invertir y cuándo, es parte de la contabilidad presupuestaria. 

    Establecer la necesidad de recursos para la inversión, las fuentes, internas o externas, a través de las cuales se van a financiar dichos requerimientos, y las condiciones en las que se dispondrá de este capital son consideraciones a tomar en cuenta cuando se va a realizar el presupuesto. En especial, la fuente del capital debe ser confiable, es decir, que de manera segura, consistente y enmarcada en las leyes, se pueda contar con dicho capital.

    Finalmente, los dividendos o pago a los accionistas pueden ser redirigidos a la empresa a través de la reinversión parcial o total de dicho dividendo. En todo caso, la información es necesaria para poder definir esta fuente de ingresos.

    Para poder realizar una eficiente planeación financiera, es necesario contabilizar el presupuesto y conocer las fuentes de ingreso, así como en qué se va a destinar los recursos existentes.

El reto del Presupuesto en la Planeación Financiera

    El presupuesto le proporciona a la empresa un mecanismo para coordinar de manera general, todo el funcionamiento de las distintas áreas, por cuanto permite planear, implementar y verificar la eficiencia del proceso.

    Es un requerimiento ineludible, que para un buen control presupuestal, se deben tener establecidos los objetivos, metas y políticas con una estructura de organización clara que permita fijar y delinear las áreas de responsabilidad y autoridad.

    La Contabilidad Presupuestaria constituye una guía y herramienta para monitorear las acciones implementadas y verificar el logro de los resultados esperados. Un presupuesto es irrelevante en la gestión empresarial, si no está vinculado a la planificación financiera. En este sentido, cualquier planeación financiera debe iniciar con el presupuesto y no siempre es sencillo realizar un presupuesto acorde y realista a los requerimientos de la empresa.

    Uno de los obstáculos más reiterativo es la propia elaboración de los presupuestos, generándose algunas interrogantes sobre cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. No es tan sencilla como se espera si no se dispone de herramientas diseñadas para estos propósitos.

    Otro asunto a considerar es la explotación útil de esos presupuestos, poder analizar las desviaciones y comparar las partidas presupuestadas con sus ejecuciones efectivas a medida que se van produciendo. No se trata solo de crear los presupuestos, sino de disponer de información actualizada que permita contrastar resultados reales respecto de los presupuestados.

En conclusión…

    Qué usos podemos darle a la Contabilidad de Costos

    Como herramienta de control de la empresa

    La contabilidad de costos permite visualizar los costos vinculados a la elaboración de productos y prestación de servicios, así como los costos asociados a cada unidad de producción. En consecuencia, la valoración de su rentabilidad.

    Al ofrecer claridad en los costos asociados al proceso productivo y al producto en sí, facilita conocer los posibles márgenes de ganancia de los productos y servicios, y ajustar la política de precios de la compañía.

Como herramienta para la valoración de las existencias

    Las empresas fabricantes suelen tener inventarios de materias primas e insumos, los cuales llegan a tener una gran movilidad según su capacidad de producción. La Contabilidad de Costos permite tener actualizado el valor de las existencias o inventarios de estos productos.

    Los aprovisionamientos se van a desarrollar según las necesidades o criterios que la empresa tenga: esporádico, en la medida que vayan surgiendo los requerimientos; sincronizado, a través de sistemas informáticas que avisa al proveedor, cuando toca reponer inventario; y el stock mínimo, para evitar quedarse sin la materia prima, si hubiere una crisis.

    La contabilidad de costos informa sobre los costes de la adquisición del material, el coste del transporte, seguro y almacenamiento, costes que son imputables al precio final del producto. También registra las deducciones en las facturas por defectos en la calidad o incumplimiento en los plazos de entrega, pronto pago, etc.

    Como herramienta para la valoración de la mano de obra

    La mano de obra, personal, empleados, talento humano o como quieran llamar a la plantilla de personas que ejecutan alguna actividad dentro del proceso de la empresa y que abarca todos los ámbitos: productivos, administrativos, mantenimiento, seguridad, etc.  Todos pertenecen a la parte de la contabilidad que valora el costo por el trabajo realizado, y que se ven reflejados en la nómina a través de los sueldos, salarios y deducciones.

    Como herramienta para calcular la utilidad o pérdida

    La principal finalidad de una empresa o negocio es tener ganancias, ajustado a lo que establezca el marco legal de cada país, y la contabilidad de costos permite realizar los cálculos necesarios para determinar si una empresa tuvo pérdidas o ganancias en un periodo determinado. La información suministrada en los informes de contabilidad de costos, facilita analizar donde se pueden hacer los recortes para asegurar que la empresa logre, mantenga o incremente los niveles de utilidad existentes.

    Como herramienta en control de gestión y la planificación estratégica de la empresa

    La contabilidad de costos proporciona información que asiste en la planificación y control de las operaciones de la organización; ayuda a crear el marco referencial en el cual funciona el proceso de control y contribuye con la retroalimentación como una de las instancias del proceso de control  que permite identificar la necesidad de reajustar los planes existentes o desarrollar nuevas estrategias.

    Como herramienta para la sistematización de la información

    Los informes de la contabilidad de costos, en sí mismos, son documentos que permiten conocer la historia financiera de la empresa, aunque su propósito inicial no sea ese. La Contabilidad de Costos proporciona información para el momento actual, pero conservar los registros de cada “momento presente”, puede convertirse en un registro sistemático para saber cómo ha sido la gestión de los responsables de su dirección. Es el dato crudo y duro que no está analizado ni interpretado, pero que puede ser utilizado para un primer acercamiento al cumplimiento de los objetivos y metas, en distintos momentos.

Como su nombre lo indica, Inteligencia Artificial (AI) es  aquella que exhiben ciertas máquinas como resultado de la combinación de algoritmos que hacen que manifiesten conductas y respondan como lo haría un ser humano. Aunque todavía se encuentra en una fase inicial, el impacto que se prevé en el mediano y largo plazo es de grandes dimensiones y ya se ha comenzado a legislar en torno a ello.

En la actualidad, la IA se aplica para el desarrollo de actividades sencillas como el control de equipos domésticos, asistentes personales digitales o compras en línea, y también en procesos más complicados como la autonomía vehicular, robótica en la industria, la ciberseguridad, procesos de aprendizaje, etc.

Las herramientas que facilitan que la IA aprenda y evolucione para su comportamiento y respuestas sean lo más parecido a la conducta humana son:

1. Machine Learning, tecnología que impulsa a la IA a aprender partiendo delas pautas iniciales de programación e incorporando los patrones de acción para alimentar su propia base de respuestas.
2. Deep Learnenig, que le permite a la IA imitar la red neuronal del cerebro, permitiendo aprender por cuenta propia aspectos relacionados con el reconocimiento del lenguaje, procesos de aprendizaje y profundizar en el pensamiento humano.
3. Procesamiento del Lenguaje Natural  (PNL), que se apoya en  técnicas de aprendizaje para que la máquina identifique patrones en conjuntos de datos y reconozca el lenguaje natural.

La Contabilidad no escapa de estas tendencias. Son muchas las acciones que ejecuta un contador cuando reciben datos y los procesan a través de sistemas informáticos, que a su vez generan más datos y cierre de procesos como facturación, informes financieros, entre otras acciones.

La repetitividad de tareas puede generar equivocaciones, si se suma el cansancio que puede presentar la persona, la cantidad de tareas a ejecutar, la premura con la que se la exigen, entre otras variables que pueden desembocar en errores. Pero la IA no descansa y además aprende rápidamente, de esta manera va perfeccionando la acción reduciendo a cero la posibilidad de errores. ¿Cómo lo hace? A través de software que les permite reconocer patrones y aprenden de ellos.

Nos podemos preguntar ¿en cuáles áreas de la Contabilidad se pueden beneficiar de la aplicación de IA? Una de las características de la IA es su capacidad infinita para aprender. Algunas de las gestiones que se acelerarían y de las que el contador se puede deslastrar,  gracias a la automatización e IA, serían:

• Generación de Informes.
• Cálculo de tributos.
• Clasificación fiscal de documentos.
• Identificación de puntos de auditoría.
•  Análisis del comportamiento de indicadores de resultados.
• Búsqueda de proveedores y precios.
• Monitoreo de cobros.

La aplicación de la IA en el ejercicio contable puede reducir significativamente el fraude, mejorar la eficiencia, aumentar la precisión en la ejecución de  las tareas y generar mayor confianza en el resultado de las mismas.

Es un hecho que el contador debe analizar un gran volumen de datos que le toma mucho tiempo; con la IA se puede realizar estas actividades en un periodo mucho más corto, reduciendo la posibilidad de fallas. Otra debilidad del trabajo contable es la repetitividad de las tareas que puede conducir a errores involuntarios, con la IA se reduce considerablemente y en consecuencia se minimiza el cansancio de las personas debido a la repetición.

Analizar contratos, extraer datos relevantes y categorizar la información, son algunas de las tareas  que la IA puede hacer mucho más rápido que un humano, y como la IA aprende velozmente, no solo puede ser más eficiente al dar respuesta a los procesos sino que puede adoptar ciertos patrones de conducta del contador.

Y en última instancia, la idea de cualquier servicio es satisfacer a los clientes, y en este caso, la IA puede hacer que la experiencia del usuario sea mejor cada vez, mientras aprende y perfecciona las respuestas y soluciones a los requerimientos de los clientes.

¿La Inteligencia Artificial desplazará a los Contadores?

Una de las principales características de la IA es la facilidad y rapidez con la que aprende las tareas, al punto de que es capaz de tomar decisiones sobre cómo hacerlas considerando entorno y contexto, facilitando la toma de decisiones. Además, puede ser capaza de corregir los errores humanos en los procesos contables. Esto puede asustar un poco, porque si la IA puede “pensar” por sí misma, ¿cuál será nuestro papel como contadores?

La idea de incorporar la IA en la contabilidad es para que se ocupe de aquellas tareas largas, repetitivas y que llevan mucho tiempo. De esta manera los contadores podamos dedicarnos a analizar otros aspectos del área contable como analizar datos de valor real para los negocios u optimizar la toma de decisiones comerciales. Así que la presencia humana en los asuntos contables está lejos de desaparecer.

En conclusión…

La IA permite la automatización de las tareas repetitivas y las cargas de trabajo excesivas reduciendo considerablemente los errores que se derivan, ganando tiempo para tareas más importantes y que requieren del análisis humano. La combinación de IA con la presencia del contador, aumentará la eficiencia y productividad del negocio, de manera significativa.

El término fiscal lleva invariablemente al ámbito tributario, es decir, todo lo relacionado con los impuestos, tasas, declaraciones, etc., que la empresa debe gestionar para cumplir con lo establecido en el marco legal de su país, en materia tributaria.

La Contabilidad Fiscal se ocupa de registrar y controlar los deberes financieros de una organización para que posteriormente pueda elabora las declaraciones correspondientes y efectuar el pago de los impuestos. Según el tipo de empresa y el sector, le corresponderá cumplir con obligaciones tributarias particulares. Y la regularidad de estos registros y controles, dependerá  de los ciclos en que se debe cumplir con los deberes tributarios.

La Contabilidad Fiscal cuenta con las siguientes características:

• Variabilidad: se adecúa a las normativas establecidas en el país para cada tipo de empresa.
  
• Flexibilidad: se gestiona de manera interna a través de un departamento de contabilidad o de un tercero. Aunque lo más recomendable es de manera interna por el tema inmediatez.
• Ajustable: se adapta a la actividad productiva de la empresa, y su rigurosidad está en los resultados, mas no en el ejercicio.
• Obligatoriedad: las empresas, sin importar el tipo, pueden desarrollar actividades económicas sin una estructura fiscal. 

Como puedes ver, las tres contabilidades son necesarias para que la empresa opere de manera eficiente, ajustadas a las normativas y dentro del marco legal en materia tributaria. Además, se constituyen en herramientas útiles para la toma de decisiones.

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Es entendible que toda entidad, pública o privada,  cuente con un sistema contable para mantener la salud financiera  de la organización, y para ello deben garantizar el uso de software que faciliten y simplifiquen las tareas asociadas a la contabilidad.

Parte de las funciones de los Softwares Contables son: Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa; agrupar con especial atención las facturas; controlar nóminas, impuestos, carga de compra y venta, etc.; análisis económico y financiero, así como datos contables,  históricos y recientes; generar reportes y conclusiones según los datos recogidos.

Entre las principales características de los softwares para sistemas contables, es que deben ser fáciles y sencillos de usar, que sea escalable y flexible, es decir, que sea capaz de adaptarse a los planes contables de la empresa. Otra característica es que debe ser seguro, recordando que se trata de toda la información contable de la empresa, que puede ser muy sensible en los aspectos financieros.

¿Por qué migrar de un software a otro?

Una vez que se ha decidido por una migración hacia un sistema actualizado y seguro, debes tomar en cuenta lo siguiente.

1. Escalabilidad: Asegurarse de que el software elegido pueda adaptarse al crecimiento que se espera de la empresa, quesea fácil de integrarse con otras aplicaciones, con gran capacidad de almacenamiento y buen rendimiento en el procesamiento de la información.

2. Capacitación:capacitación del personal que hará uso del nuevo software, especialmente si este sistema incluye funciones que al software anterior no contemplaba; con esto también se comprueba la facilidad de uso y el tiempo que puede tomarse el proceso de migración e implementación.

3. Verificación del soporte técnico:analizar si el nuevo software cuenta con un buen soporte técnico, líneas de conversación, sitios de ayuda. Tener a quien acudir para recibir información técnica para sacar el máximo provecho al software

Todo emprendedor aspira a consolidar su negocio y se proyecta crecer a largo plazo. Evalúa y analiza el mercado para satisfacer las demandas, ofreciendo lo que los potenciales clientes requieren. Es parte de la dinámica de cualquier negocio.

Crecer implica invertir recursos monetarios para ampliar espacios, contratar más personal, actualizar equipos, etc. Por lo general, los préstamos bancarios suelen ser una solución, pero depende de la reputación crediticia, monto del préstamo y un sinfín de requisitos que ralentizan la búsqueda de recursos. También el apoyo de la familia y amigos, aportando dinero suele ser otra vía.

¿Cómo opera el Crowdfunding?

En primera instancia, es una red colectiva on line de gran alcance, lo que le permite llegar a la mayor cantidad de personas posibles y, en consecuencia, aumenta la oportunidad de contactar financistas para los proyectos.

El emprendedor envía su idea de negocio a cualquiera de las plataformas de crowdfunding que existen, y se convierte en un candidato para potenciales financistas, quienes valorarán su proyecto.

El proyecto permanece en la plataforma por el tiempo estipulado para su valoración, definido por el postulante.

El proyecto debe presentar como mínimo: la descripción del mismo, el tiempo requerido para desarrollarlo, el dinero que necesita ser recaudado y en cuánto tiempo lo requieren, con cuánto tiempo cuenta para recaudar, tipo de crowdfunding seleccionado, entre otros.

La comunidad del crowdfunding revisa los proyectos de interés y seleccionan aquellos que son de su interés. Los financistas disponen del tiempo de permanencia del proyecto para elegir el proyecto.

Durante el tiempo de permanencia del proyecto en la plataforma, se promocionan constantemente.

Al finalizar el plazo establecido de permanencia del proyecto en la plataforma, finaliza la recaudación, la permanencia del proyecto en la plataforma y se contabiliza cuánto se logró acumular.

Los nobel de economía también son un reflejo de cuanto está cambiando la percepción que se tiene de las mujeres en ese ámbito. El Premio Nobel de Economía vio a una mujer por primera vez en 2009 y pasaron 10 años para que se repitiera la historia. La norteamericana Elinor Ostrom y la francesa Esther Duflo, se hicieron acreedoras del galardón bien entrado el siglo XXI, y con un tema en común: la economía del bienestar social. Un dato curioso sobre las mujeres ganadoras de Nobel en general, es que poco menos de la mitad están solteras o no tienen hijos, lo que permite suponer que para ellas la profesión y la familia implican una doble y extenuante jornada, disuadiéndolas de lo último, según el informe “Mujeres en la vanguardia de las ciencias y la tecnología” de OBS Business School ("https://www.obsbusiness.school/actualidad/informes-de-investigacion/informe-obs-premios-nobel-mujeres-en-la-vanguardia-de-las-ciencias-y-la-tecnologia")